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Vorlage KI-Richtlinie
Muster mit Werkzeugen, Datenklassen, erlaubten Zwecken, Prüfpflicht, Freigabe und Zuständigkeit, zum Ausfüllen.
Ratgeber · EU AI Act
KI-Kompetenz nach Art. 4 EU AI Act: Was Unternehmen jetzt tun müssen
Artikel 4 EU AI Act verpflichtet jedes Unternehmen, das KI-Systeme beruflich einsetzt, Maßnahmen zu ergreifen, die die KI-Kompetenz seines Personals fördern, auch wenn nur ChatGPT oder Copilot genutzt wird. Nach dem Digital Omnibus von 2026 musst du dabei kein bestimmtes Kompetenzniveau garantieren, wohl aber passende, nachvollziehbare Maßnahmen umsetzen. Dieser Ratgeber von Hey2Ai zeigt, was die Pflicht umfasst und wie du sie in vier Schritten erfüllst.
Rechtslage
Was Artikel 4 heute verlangt
Artikel 4 verlangt Maßnahmen, die die Entwicklung von KI-Kompetenz beim Personal unterstützen, und zwar passend zu den Personen und dem Einsatzkontext. Die Pflicht gilt seit 2. Februar 2025 für Anbieter und Betreiber. Betreiber ist jedes Unternehmen, das ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich nutzt.
Mit der Verordnung (EU) 2026/1744, dem Digital Omnibus, in Kraft seit 27. Juli 2026, wurde Artikel 4 neu gefasst. Der Text stellt klar, dass Unternehmen kein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen garantieren müssen. Zugleich sollen Kommission und Mitgliedstaaten vor allem kleine und mittlere Unternehmen unterstützen, unter anderem mit praktischen Beispielen für die Umsetzung.
Die Europäische Kommission betont in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz, dass kein Zertifikat nötig ist und es keine vorgeschriebene Einheitsschulung gibt. Unternehmen können ihre Schulungen und weiteren Maßnahmen intern festhalten. Zuständig für Aufsicht und Durchsetzung sind die nationalen Marktüberwachungsbehörden, deren Durchsetzungsregeln seit 2. August 2026 gelten.
Rollen
Welche Inhalte für welche Rolle sinnvoll sind
Die Kommission hält unterschiedliche Lernniveaus je nach Vorwissen und Einsatz für angemessen. Eine mögliche Aufteilung:
| Rolle | Inhalte | Format |
|---|---|---|
| Alle Nutzenden | Funktionsweise, Grenzen, erlaubte Daten, Prüfung der Ergebnisse | Kurzschulung und Nutzungsrichtlinie |
| Fachbereiche mit Agenten | Freigaberegeln, typische Fehler, Eskalation | Praxisschulung am eigenen Prozess |
| Führungskräfte | Pflichten nach EU AI Act, Risiken, Verantwortung | Kompaktformat für die Leitung |
| Verantwortliche für KI | Inventar, Risikoeinordnung, neue Use Cases | Vertiefung mit Fallbeispielen |
Umsetzung
Die Maßnahmen zur KI-Kompetenz in vier Schritten umsetzen
- Schritt 1 · KI-Inventar
Erfassen
Liste alle KI-Werkzeuge und Agenten auf und notiere, wer sie wofür nutzt. Ohne diese Übersicht lässt sich nicht bestimmen, wer welche Schulung braucht.
- Schritt 2 · Rollen und Bedarf
Zuordnen
Ordne die Mitarbeitenden Rollen zu und lege je Rolle fest, welches Wissen für einen sicheren Einsatz nötig ist.
- Schritt 3 · Maßnahmen durchführen
Schulen
Kombiniere Schulungen mit einer schriftlichen Nutzungsrichtlinie. Arbeite mit Beispielen aus dem eigenen Betrieb statt mit allgemeinen Folien.
- Schritt 4 · Dokumentation
Belegen
Halte fest, wer wann zu welchem Thema geschult wurde, und prüfe den Stand, sobald neue Werkzeuge hinzukommen.
Praxis
Bestandsaufnahme als Grundlage für die KI-Kompetenz
Maßnahmen zur KI-Kompetenz wirken am besten, wenn sie am tatsächlichen Arbeitsalltag ansetzen. Dafür brauchst du zuerst einen Überblick, welche KI in deinem Unternehmen genutzt wird. Hey2Ai bietet keine Schulungen an, hilft dir aber bei dieser Bestandsaufnahme: Das Agent Estate Review erfasst alle KI-Agenten und Werkzeuge und ordnet sie nach Risiko ein, und in der kostenlosen KI-Analyse klärst du, wo du stehst. Dein Team schulst du anschließend selbst oder mit einem Anbieter deiner Wahl.
Der Inhaber von Hey2Ai ist zertifizierter AI Officer und prüft beim Agent Estate Review die Ergebnisse gemeinsam mit dir. Eine AI-Officer-Rolle im Unternehmen schreibt die Verordnung nicht vor, eine klar benannte Verantwortung hilft aber. Einen Überblick über alle weiteren Pflichten findest du auf der Seite zum EU AI Act und in der EU AI Act Checkliste.
Kostenlose Vorlagen
Vorlagen für deinen Betrieb
Die Vorlagen kommen als gestaltetes PDF zum Ausdrucken und als Datei zum Bearbeiten, direkt in dein Postfach. Arbeitshilfen, keine Rechtsberatung.
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EU AI Act Checkliste
Die acht Punkte zum Abhaken, mit allen Fristen nach dem Digital Omnibus 2026 und Platz für Datum und Zuständigkeit.
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Muss ich meine Mitarbeitenden nach dem EU AI Act schulen?
Ja, im Sinne von Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz. Artikel 4 verlangt solche Maßnahmen von allen Unternehmen, die KI beruflich einsetzen. Ein bestimmtes Niveau musst du nach dem Digital Omnibus nicht garantieren, die Maßnahmen sollten aber zu Rolle und Einsatz passen.
Gilt die Pflicht zur KI-Kompetenz auch, wenn ich nur ChatGPT nutze?
Ja. Auch wer ein allgemeines Werkzeug wie ChatGPT oder Copilot beruflich nutzt, ist Betreiber eines KI-Systems. Der Umfang der Maßnahmen richtet sich nach dem Einsatz, für einfache Nutzung reichen oft eine Kurzschulung und klare Regeln.
Brauchen meine Mitarbeitenden ein Zertifikat für KI-Kompetenz?
Nein. Die Europäische Kommission stellt klar, dass kein Zertifikat erforderlich ist. Sinnvoll ist eine interne Dokumentation, wer wann zu welchem Thema geschult wurde.
Welche Strafe droht bei fehlender KI-Kompetenz?
Die KI-Verordnung nennt für Artikel 4 keinen eigenen Bußgeldrahmen. Aufsicht und Durchsetzung liegen bei den nationalen Marktüberwachungsbehörden, deren Durchsetzungsregeln seit 2. August 2026 gelten. Dokumentierte Maßnahmen sind der beste Nachweis, dass du die Pflicht ernst nimmst.
Wie oft muss ich die Maßnahmen zur KI-Kompetenz wiederholen?
Eine feste Frist gibt es nicht. Prüfe den Stand der Maßnahmen, wenn neue Werkzeuge, Agenten oder Use Cases hinzukommen oder sich Aufgaben ändern.
Brauche ich einen AI Officer nach dem EU AI Act?
Nein, der EU AI Act schreibt keinen AI Officer vor. Eine benannte verantwortliche Person erleichtert aber Inventar, Planung der Maßnahmen und die Einordnung neuer Use Cases.
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