Hey2Ai automatisiert für Steuerkanzleien das Mandanten-Onboarding, den Belegeingang und die Beantwortung von Mandantenanfragen mit KI-Agenten, unter Beachtung von Verschwiegenheitspflicht, Geldwäschegesetz und DSGVO. In einer Steuerkanzlei sank der Aufwand für das Onboarding eines neuen Mandanten so von 10 auf 3 Stunden, das sind 70 Prozent weniger.
Neue Mandanten melden sich über mehrere Kanäle. Unterlagen werden per E-Mail nachgefordert, der Stand steht in einer Excel-Liste.
Ein KI-Agent nimmt die Anfrage auf, fordert die fehlenden Unterlagen an, prüft die Vollständigkeit und bereitet den Fall zur Freigabe vor.
Identifizierung, Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten und Dokumentation nach Geldwäschegesetz laufen bei jedem neuen Mandat von Hand.
Die nötigen Angaben und Nachweise werden im Onboarding strukturiert abgefragt und dokumentiert. Die Prüfung bleibt bei der Kanzlei.
Mandanten schicken Belege als Foto, PDF oder Papierstapel, oft unvollständig und ohne Zuordnung.
Belege werden erkannt, ausgelesen, dem Mandanten zugeordnet und für die Weiterverarbeitung bereitgestellt. Fehlende Belege werden nachgefordert.
Fristen, Unterlagenlisten und Bearbeitungsstand werden täglich am Telefon und per E-Mail erfragt.
Standardfragen werden über E-Mail, Website oder Messenger beantwortet. Fachliche Fragen gehen an die zuständige Person.
„Die Mandantenanbahnung lief über zwei Postfächer und eine Excel. Heute bereitet der Agent jeden Fall vor, wir prüfen und geben frei. Das spart uns jede Woche Stunden an Handarbeit.“
Welcher Vorgang bindet die meisten Stunden? Meist ist es das Onboarding oder der Belegeingang.
Anbindung an Postfach und Ablage, dazu Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG, Auftragsverarbeitung, Verarbeitungsort und Zugriffsrechte.
Der Agent arbeitet mit deinen echten Mandantenfällen, du gibst jeden Schritt frei.
Übergabe und Einführung im Alltag, monatlicher Check von Zeitersparnis und Fehlerquote.
Steuerberater unterliegen der Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB. Externe Dienstleister dürfen nach § 62a StBerG nur einbezogen werden, wenn sie zur Verschwiegenheit verpflichtet werden und die Offenlegung für ihre Tätigkeit erforderlich ist. Hey2Ai berücksichtigt das in jedem Kanzleiprojekt: schriftliche Verpflichtung, Datenzugriff nur soweit nötig, Hosting in Deutschland und Verarbeitung in der EU.
Steuerberater sind zudem Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz. Das Onboarding wird so gebaut, dass Identifizierung und Dokumentation vollständig erfasst werden, die Bewertung aber bei der Kanzlei bleibt.
In der kostenlosen KI-Analyse benennen wir den Vorgang, der sich zuerst lohnt, mit Werkzeug, Kennzahl und Größenordnung. Und du bekommst eine ehrliche Einschätzung, auch wenn sie Nein heißt.
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