Hey2Ai automatisiert Geschäftsprozesse im Mittelstand mit einer Automatisierungsplattform, die auf Servern in Deutschland betrieben wird, sodass deine Daten die EU nicht verlassen. Postfach, Ablage und Fachsystem werden verbunden, wiederkehrende Vorgänge laufen im Hintergrund, und der erste Prozess ist in der Regel nach 4 bis 6 Wochen im Betrieb.
KI-Automatisierung verbindet die Anwendungen eines Unternehmens über Schnittstellen und bildet wiederkehrende Abläufe als Kette von Schritten ab. Feste Regeln übernehmen die Routine, etwa das Übertragen von Daten, und KI-Schritte übernehmen das, was Verständnis braucht, etwa das Auslesen eines Dokuments oder das Erkennen eines Anliegens.
Self-hosted heißt: Die Automatisierungsplattform und alle Daten, die durch sie laufen, liegen auf einem Server, dessen Standort du bestimmst. Hey2Ai betreibt die Automatisierungen auf Servern in Deutschland. Damit entfällt die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer, die bei US-Diensten nach Kapitel V DSGVO geprüft werden muss.
Wie sich selbst betriebene Automatisierung von Cloud-Diensten wie Make und Zapier unterscheidet, zeigt der DSGVO-Vergleich der Automatisierungsplattformen.
Eine Anfrage kommt per E-Mail, wird ins CRM abgetippt, dann in die Buchhaltung und noch einmal in eine Excel-Liste.
Die Automatisierung überträgt die Daten zwischen Postfach, CRM und Fachsystem. Ein Eintrag, alle Systeme.
Rechnungen, Verträge und Formulare kommen über mehrere Postfächer und werden manuell sortiert.
Ein KI-Schritt erkennt die Dokumentart, liest die wichtigsten Felder aus und legt das Dokument korrekt ab.
Die interne Prüfung stoppt den Einsatz, weil Daten in die USA übertragen würden oder kein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorliegt.
Die Automatisierung läuft auf einem Server in Deutschland. Verarbeitungsort und Vertrag werden geklärt, bevor gebaut wird.
Zahlen aus mehreren Systemen werden jede Woche von Hand zusammengetragen.
Ein Workflow sammelt die Daten, fasst sie zusammen und legt den Bericht Montag früh ins Postfach.
Wir benennen den Vorgang, der sich zuerst lohnt, und prüfen, welche Systeme Schnittstellen haben.
Verarbeitungsort, Auftragsverarbeitung, Zugriffsrechte und Löschfristen werden festgelegt.
Der Workflow wird gebaut, mit deinen echten Daten getestet und mit Fehlerbehandlung versehen.
Dokumentation, Monitoring und eine Einführung, damit dein Team einfache Anpassungen selbst vornehmen kann.
Die Automatisierung übernimmt die festen Regeln: Wenn eine E-Mail mit Anhang eingeht, starte den Ablauf. Ein Sprachmodell übernimmt die Schritte, die Verständnis brauchen: Anliegen erkennen, Daten aus einem PDF auslesen, einen Antwortentwurf schreiben. Für diese KI-Schritte setzt Hey2Ai Modelle ein, die in der EU gehostet werden und nicht mit deinen Daten trainiert werden.
Wo ein Vorgang mehr Entscheidungen erfordert als eine feste Regel, baut Hey2Ai einen KI-Agenten, der über die Automatisierung auf deine Systeme zugreift.
In der kostenlosen KI-Analyse benennen wir den Vorgang, der sich zuerst lohnt, mit Werkzeug, Kennzahl und Größenordnung. Und du bekommst eine ehrliche Einschätzung, auch wenn sie Nein heißt.
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