E-Mail-Anfragen bearbeiten
Der Agent erkennt das Anliegen, ordnet es zu, sucht die passenden Unterlagen und legt einen Antwortentwurf in den richtigen Ordner.
KI-Agenten · Entwicklung und Betrieb
KI-Agenten für mittelständische Unternehmen
Hey2Ai entwickelt KI-Agenten für mittelständische Unternehmen, die wiederkehrende Vorgänge wie E-Mail-Anfragen, Angebote und Belege selbstständig vorbereiten und einem Menschen zur Freigabe vorlegen. Der erste Agent läuft in der Regel nach 4 bis 6 Wochen im echten Betrieb, angebunden an Postfach, Ablage und Fachsystem.
Begriff
Was ist ein KI-Agent?
Ein KI-Agent ist ein Programm, das mit Hilfe eines Sprachmodells eine Aufgabe in mehreren Schritten erledigt: Er liest eine Eingabe, zum Beispiel eine E-Mail, entscheidet, welche Information fehlt, ruft dafür Werkzeuge wie CRM, Kalender oder Dateiablage auf und erstellt ein Ergebnis, etwa einen Antwortentwurf oder ein Angebot.
Im Unterschied zu einem einfachen Chatbot arbeitet ein KI-Agent mit deinen Systemen und Daten. Deshalb braucht er Regeln: welche Daten er sehen darf, welche Aktionen er ausführen darf und an welcher Stelle ein Mensch freigibt. Bei Hey2Ai sind diese Regeln Teil jedes Projekts.
Einsatzfelder
Wofür mittelständische Betriebe KI-Agenten einsetzen
Vorgänge aus laufenden Projekten. Erfahrungswerte, keine Garantie. Deinen Fall rechnen wir in der kostenlosen KI-Analyse.
Angebote vorbereiten
Aus der Anfrage zieht der Agent Positionen und Preise aus deinen Daten und erstellt einen Angebotsentwurf zur Freigabe.
Belege und Rechnungen prüfen
Eingangsrechnungen auslesen, Felder prüfen, Abweichungen markieren und an die Buchhaltung übergeben.
Termine und Rückrufe
Anfragen aufnehmen, Kalender prüfen, Terminvorschläge senden und nachfassen, wenn keine Antwort kommt.
Mandanten und Kunden aufnehmen
Unterlagen anfordern, Vollständigkeit prüfen, Stammdaten anlegen. Bei einer Steuerkanzlei sank der Aufwand pro Mandant so von 10 auf 3 Stunden.
Wissen aus Dokumenten
Ein interner Assistent beantwortet Fragen aus deinen Handbüchern, Verträgen und Vorlagen, mit Quellenangabe.
Ablauf
Vom Vorgang zum laufenden Agenten
Ein Agent zuerst, sauber gebaut. Erst wenn er im Alltag trägt, kommt der nächste.
- kostenlose KI-Analyse, 30 Minuten
Analysieren
Wir benennen den Vorgang, der sich zuerst lohnt, mit Werkzeug und Kennzahl.
- Regeln und Rechte
Festlegen
Welche Daten der Agent sieht, welche Aktionen er ausführt, ab welchem Wert ein Mensch freigibt.
- Pilot mit echten Daten · 2 bis 4 Wochen
Bauen
Anbindung an Postfach, Ablage und Fachsystem. Der Pilot läuft mit deinen echten Fällen.
- Übergabe, Einführung und monatlicher Check
Betreiben
Protokolle, Fehlerquote und Zeitersparnis werden gemessen. Wir übergeben den Agenten und führen dein Team am eigenen Fall ein.
Aus der Praxis
Was ein Agent im Alltag ändert
„Jede Akquise war vorher ein Kaltstart. Jetzt kommt die Anfrage vorbereitet an: Bedarf erkannt, Unterlagen sortiert, Erstansprache im Entwurf. Ich telefoniere, statt zu sortieren.“
Sicherheit
Regeln, die zu deinem Betrieb passen
Ein KI-Agent ist nur so vertrauenswürdig wie seine Grenzen. Hey2Ai legt sie vor dem Bau schriftlich fest:
- Datenzugriff: zum Beispiel nur Vertriebsdaten, keine Personalakten
- Freigabe: zum Beispiel menschliche Freigabe für jedes Angebot ab einem festgelegten Betrag
- Arbeitszeiten: zum Beispiel automatische Antworten nur werktags von 7 bis 18 Uhr
- Protokoll: jede Aktion des Agenten ist nachvollziehbar
Wo eine Entscheidung Menschen betrifft, bleibt sie beim Menschen. Mehr zu den rechtlichen Anforderungen liest du auf der Seite zum EU AI Act.
Was kann ein KI-Agent in meinem Unternehmen konkret übernehmen?
Typisch sind E-Mail-Anfragen sortieren und beantworten, Angebote vorbereiten, Eingangsrechnungen prüfen, Termine abstimmen und neue Kunden oder Mandanten aufnehmen. Der Agent bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Wie lange dauert es, einen KI-Agenten einzuführen?
Bei einem klar umrissenen Vorgang meistens 4 bis 6 Wochen von der Analyse bis zum Piloten im echten Betrieb. Entscheidend ist, wie schnell der Zugang zu Daten und Systemen steht.
Sind KI-Agenten DSGVO-konform?
Ein KI-Agent kann DSGVO-konform betrieben werden, wenn Verarbeitungsort, Auftragsverarbeitung, Zugriffsrechte und Löschfristen geklärt sind. Hey2Ai setzt auf Verarbeitung in der EU, Hosting in Deutschland und Modelle, die nicht mit deinen Daten trainiert werden.
Entscheidet der KI-Agent allein?
Nein. Jeder Agent läuft mit menschlicher Freigabe. Der Agent legt vor, dein Team gibt frei. Ab welchem Wert oder in welchen Fällen ein Mensch zwingend prüft, wird vorher festgelegt.
Funktioniert ein KI-Agent auch mit meiner alten Software?
Meistens ja. Postfach, Dateiablage und Exporte reichen für den Anfang oft aus. Wo eine Anbindung wirklich nicht möglich ist, sagt Hey2Ai das in der kostenlosen KI-Analyse.
Was ist der Unterschied zwischen einem KI-Agenten und einer klassischen Automatisierung?
Eine klassische Automatisierung folgt festen Regeln: Wenn X passiert, tue Y. Ein KI-Agent versteht unstrukturierte Eingaben wie freie E-Mails und entscheidet über die nächsten Schritte. In der Praxis kombiniert Hey2Ai beides: Die Automatisierung verbindet die Systeme, der Agent übernimmt die Textarbeit.
Über welche Kanäle kann ein KI-Agent mit Kunden kommunizieren?
Hey2Ai hat Agenten für E-Mail, Website-Chat, Telefon, WhatsApp und Telegram umgesetzt. Welche Kanäle sinnvoll sind, hängt davon ab, wo deine Kunden heute anfragen.
30 Minuten, kostenlos
Welcher Vorgang kostet dein Team täglich Zeit?
In der kostenlosen KI-Analyse benennen wir den Vorgang, der sich zuerst lohnt, mit Werkzeug, Kennzahl und Größenordnung. Und du bekommst eine ehrliche Einschätzung, auch wenn sie Nein heißt.
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