Hey2Ai baut für Hausverwaltungen KI-Agenten, die Anfragen von Mietern und Eigentümern über E-Mail, Website, Telefon, WhatsApp und Telegram entgegennehmen, dem richtigen Objekt zuordnen und beantworten oder an die zuständige Person weitergeben. Schadenmeldungen, Rückfragen und Standardauskünfte werden so schneller erledigt, ohne dass dein Team neue Software lernen muss.
Mieter rufen an, schreiben E-Mails, schicken WhatsApp-Nachrichten. Jede Anfrage muss von Hand dem Objekt und der Einheit zugeordnet werden.
Ein KI-Agent nimmt Anfragen auf allen Kanälen entgegen, erkennt Objekt und Anliegen und legt einen Vorgang an.
Eine Meldung wie „Heizung geht nicht“ kommt ohne Adresse, Einheit, Fotos oder Angabe, seit wann.
Der Agent fragt die fehlenden Angaben nach, bittet um Fotos, schätzt die Dringlichkeit ein und übergibt den vollständigen Fall.
Wann kommt die Nebenkostenabrechnung? Wer ist für den Winterdienst zuständig? Wie melde ich einen Untermieter an?
Standardfragen beantwortet der Agent aus deinen Unterlagen. Alles, was eine Entscheidung braucht, geht an dein Team.
Weil das Team tagsüber in Objekten und Versammlungen ist, bleiben Anfragen stundenlang liegen.
Eingangsbestätigung und erste Auskunft kommen sofort. Dein Team bearbeitet nur noch die Fälle, die es wirklich braucht.
Für eine Hausverwaltung hat Hey2Ai einen KI-Agenten gebaut, mit dem die Verwaltung Anfragen von Mieterinnen und Mietern schneller bearbeitet. Der Agent ist in fünf Kanäle eingebunden: E-Mail, Website, Telefon, WhatsApp und Telegram.
Der Agent erfasst jede Anfrage strukturiert, beantwortet Standardfragen und leitet alles andere mit den nötigen Angaben an die zuständige Person weiter. Entscheidungen über Aufträge an Handwerker, Kosten oder Kündigungen bleiben bei der Verwaltung.
Für Mieteranfragen gibt es inzwischen spezialisierte Software-Produkte. Welcher Weg passt, hängt von deinen Abläufen ab.
| Kriterium | Fertige Branchensoftware | Individueller Agent von Hey2Ai |
|---|---|---|
| Start | Schnell, wenn deine Abläufe zum Standard des Produkts passen | Pilot nach 2 bis 4 Wochen, zugeschnitten auf deine Abläufe |
| Anbindung | An die Systeme, die das Produkt unterstützt | An dein Postfach, deine Ablage, deine Verwaltungssoftware, soweit Schnittstellen oder Exporte bestehen |
| Regeln | Weitgehend vom Produkt vorgegeben | Von dir festgelegt: welche Fragen der Agent beantwortet, wann er weiterleitet, wer freigibt |
| Kanäle | Je nach Produkt | E-Mail, Website, Telefon, WhatsApp und Telegram, je nach Bedarf |
| Erweiterung | Im Rahmen des Produkts | Weitere Vorgänge wie Eigentümeranfragen, Handwerkerkoordination oder Belegeingang mit demselben Ansatz |
| Geeignet für | Verwaltungen mit Standardabläufen | Verwaltungen mit eigenen Abläufen, mehreren Systemen oder besonderen Datenschutzanforderungen |
Über welche Kanäle kommen die meisten Anfragen, und welche Anliegen kosten die meiste Zeit?
Postfach, Telefon, Messenger und Website werden angebunden, Hausordnungen und Unterlagen hinterlegt. Dazu legen wir fest, welche Fragen der Agent beantwortet, wann er weiterleitet und wer für welches Objekt zuständig ist.
Der Agent startet mit ausgewählten Objekten und echten Anfragen.
Wir übergeben die Lösung und führen dein Team am eigenen Fall ein. Erst wenn das trägt, folgen die übrigen Objekte.
In der kostenlosen KI-Analyse benennen wir den Vorgang, der sich zuerst lohnt, mit Werkzeug, Kennzahl und Größenordnung. Und du bekommst eine ehrliche Einschätzung, auch wenn sie Nein heißt.
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