Hey2Ai setzt die Anforderungen des EU AI Act für mittelständische Unternehmen um, die KI einsetzen: Bestandsaufnahme aller KI-Anwendungen, Einordnung in Risikoklassen, Maßnahmen zur KI-Kompetenz nach Artikel 4 und eine KI-Richtlinie mit klaren Zuständigkeiten. Das Ergebnis ist eine dokumentierte KI-Governance, die zu deiner Betriebsgröße passt und dein Team nicht ausbremst.
Der EU AI Act ist die Verordnung (EU) 2024/1689 über künstliche Intelligenz. Sie gilt unmittelbar in allen Mitgliedstaaten, ist am 1. August 2024 in Kraft getreten und regelt KI nach ihrem Risiko: Bestimmte Praktiken sind verboten, Hochrisiko-Systeme unterliegen strengen Pflichten, für viele andere Anwendungen gelten Transparenzpflichten.
Die Verordnung unterscheidet zwischen Anbietern, die ein KI-System entwickeln oder unter eigenem Namen in Verkehr bringen, und Betreibern, die ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich nutzen. Die meisten mittelständischen Unternehmen sind Betreiber, etwa weil sie ChatGPT, Copilot oder einen KI-Agenten einsetzen.
Mit dem Digital Omnibus on AI, der Verordnung (EU) 2026/1744, hat die EU einige Fristen verschoben und kleine und mittlere Unternehmen entlastet. Sie ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten.
Stand Oktober 2026, nach Inkrafttreten des Digital Omnibus on AI.
| Datum | Was gilt | Betrifft im Mittelstand |
|---|---|---|
| 2. Februar 2025 | Verbotene KI-Praktiken (Art. 5), Maßnahmen zur KI-Kompetenz (Art. 4) | Alle Unternehmen, die KI einsetzen |
| 2. August 2025 | Pflichten für Anbieter von KI-Modellen mit allgemeinem Verwendungszweck, Sanktionen | Vor allem Modellanbieter |
| 2. August 2026 | Transparenzpflichten (Art. 50), zum Beispiel Kennzeichnung von Chatbots und KI-generierten Inhalten | Unternehmen mit Chatbots oder KI-generierten Inhalten |
| 2. Dezember 2027 | Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III, etwa in Personalwesen oder Kreditwürdigkeitsprüfung | Unternehmen mit KI in sensiblen Bereichen |
| 2. August 2028 | Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang I (Produkte unter EU-Harmonisierungsrecht) | Hersteller regulierter Produkte |
Mitarbeitende nutzen eigene KI-Konten, Fachabteilungen bauen Copilot-Agenten oder Automatisierungen, ohne dass es dokumentiert ist.
Ein Agent Estate Review erfasst alle KI-Anwendungen mit Zweck, Daten, Verantwortlichen und Risikoklasse.
Seit Februar 2025 müssen Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu fördern. Der Digital Omnibus hat klargestellt, dass kein bestimmtes Kompetenzniveau garantiert werden muss.
Nutzungsregeln und Dokumentation an deinen echten Anwendungsfällen, abgestuft nach Rolle.
Hochriskant sind unter anderem KI-Systeme für Personalauswahl, Kreditwürdigkeit sowie Risikobewertung und Preisbildung in der Lebens- und Krankenversicherung (Anhang III).
Jeder Use Case wird nach Anhang III geprüft. Für Hochrisiko-Fälle werden die Betreiberpflichten nach Art. 26 vorbereitet.
Seit 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten nach Art. 50: Menschen müssen erkennen können, dass sie mit einer KI interagieren. Formal ist es Pflicht des Anbieters; als Betreiber solltest du sicherstellen, dass der Hinweis erfolgt (bei Telefon zu Beginn und bei längeren Gesprächen auch zwischendurch).
Kennzeichnung, Hinweistexte und Protokollierung werden beim Bau eingeplant, nicht nachgerüstet.
Der EU AI Act schreibt keinen AI Officer vor, anders als die DSGVO beim Datenschutzbeauftragten. In der Praxis braucht aber jedes Unternehmen, das KI einsetzt, eine Person oder Stelle, die den Überblick hat: Welche KI ist im Einsatz, wer ist eingewiesen, welche Daten sind erlaubt, welche Anwendung ist hochriskant.
Typische Aufgaben eines AI Officers sind: KI-Inventar führen, KI-Richtlinie pflegen, Maßnahmen zur KI-Kompetenz organisieren, neue Use Cases einordnen und Ansprechpartner für Geschäftsführung und Betriebsrat sein. Der Inhaber von Hey2Ai ist zertifizierter AI Officer. Mehr zur Rolle im Ratgeber KI-Beauftragter.
Alle KI-Werkzeuge, Agenten und Automatisierungen mit Zweck, Daten und Verantwortlichen.
Prüfung auf verbotene Praktiken, Hochrisiko nach Anhang III und Transparenzpflichten nach Art. 50.
Erlaubte Werkzeuge und Daten, Freigaberegeln, Zuständigkeiten, Umgang mit neuen Use Cases.
Nutzungsregeln und Nachweise zur KI-Kompetenz, rollenbezogen, dokumentiert und an deinen echten Anwendungen.
Die Vorlagen kommen als gestaltetes PDF zum Ausdrucken und als Datei zum Bearbeiten, direkt in dein Postfach. Arbeitshilfen, keine Rechtsberatung.
Die acht Punkte zum Abhaken, mit allen Fristen nach dem Digital Omnibus 2026 und Platz für Datum und Zuständigkeit.
Alle KI-Werkzeuge, Agenten und Automatisierungen auf einen Blick, mit Ausfüllhilfe und Spalten für Rolle und Risikoklasse.
Muster mit Werkzeugen, Datenklassen, erlaubten Zwecken, Prüfpflicht, Freigabe und Zuständigkeit, zum Ausfüllen.
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