Make, Zapier oder self-hosted: Welche Automatisierung passt zur DSGVO?
Für mittelständische Unternehmen, die personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten, ist eine selbst betriebene Automatisierung auf Servern in Deutschland die datenschutzfreundlichste Variante, weil Workflows und Daten den gewählten Standort nicht verlassen. Make bietet eine EU-Region als Cloud-Dienst, Zapier speichert Daten laut eigener Angabe in den USA und bietet keine reine EU-Speicherung an.
Die drei Wege auf einen Blick
Stand Oktober 2026, nach Angaben der Anbieter. Prüfe vor einer Entscheidung die aktuellen Vertragsunterlagen.
| Kriterium | Self-hosted | Make | Zapier |
|---|---|---|---|
| Betriebsmodell | Eigener Server oder betreuter Server in Deutschland | Cloud-Dienst | Cloud-Dienst |
| Datenort | Frei wählbar, bei Hey2Ai: Deutschland | EU oder USA, bei Einrichtung der Organisation gewählt, danach nicht änderbar | USA (AWS), keine reine EU-Speicherung |
| Drittlandübermittlung | Entfällt bei Hosting in der EU | Bei EU-Region grundsätzlich nicht, einzelne KI-Funktionen laut Make teils außerhalb der EU | Ja, Grundlage laut Zapier: EU-US Data Privacy Framework |
| Abrechnung | Kosten für Server, Einrichtung und Betrieb | Abo nach Verbrauch von Operationen | Abo nach Anzahl ausgeführter Aufgaben |
| Einstieg | Einrichtung durch Fachleute sinnvoll | Visueller Editor, schneller Einstieg | Sehr einfacher Einstieg, viele fertige Vorlagen |
| Geeignet für | Personenbezogene und sensible Daten, Kanzleien, Makler, Verwaltungen | Workflows mit moderatem Datenschutzbedarf | Einfache Workflows ohne personenbezogene Daten |
Worauf es bei der Wahl ankommt
1. Welche Daten laufen durch den Workflow?
Sobald Kundendaten, Mandantendaten oder Gesundheitsdaten verarbeitet werden, ist der Datenort die wichtigste Frage. Bei einem Dienst mit Speicherort in den USA muss die Übermittlung nach Kapitel V DSGVO abgesichert und dokumentiert werden. Für Berufsgeheimnisträger wie Steuerberater kommen die Anforderungen aus § 203 StGB hinzu.
2. Wer betreibt die Plattform?
Make und Zapier übernehmen Betrieb und Updates. Bei einer selbst betriebenen Automatisierung braucht es jemanden, der Server, Updates und Backups verantwortet. Hey2Ai übernimmt das auf Wunsch.
3. Wie kommen KI-Schritte hinzu?
Alle drei Wege können Sprachmodelle einbinden. Entscheidend ist, wo das Modell läuft. Bei einer selbst betriebenen Automatisierung lassen sich Modelle frei wählen, auch solche, die in der EU gehostet werden. Mehr dazu auf der Seite KI-Automatisierung.
So entscheidest du in vier Schritten
- Welche Kategorien?
Daten
Liste auf, welche Daten durch den Workflow laufen. Personenbezogene oder vertrauliche Daten sprechen für eine selbst betriebene Lösung.
- Wo wird verarbeitet?
Ort
Prüfe Speicher- und Verarbeitungsort jedes Dienstes, auch der eingebundenen KI-Modelle.
- Auftragsverarbeitung
Vertrag
Schließe mit jedem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
- Wer ist zuständig?
Betrieb
Lege fest, wer Workflows pflegt, Fehler bemerkt und Zugänge verwaltet.
Ist Zapier DSGVO-konform?
Kann ich Make in der EU hosten?
Was bedeutet self-hosted Automatisierung?
Was ist günstiger: Make, Zapier oder self-hosted?
Kann ich von Zapier oder Make zu einer self-hosted Lösung wechseln?
Welchen Weg empfiehlt Hey2Ai?
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