Der Mensch entscheidet.
Annahme des Mandats, Risikoeinstufung, Freigabe und Honorar bleiben beim Berufsträger. Das System bereitet vor und dokumentiert.
Case Study · Steuerkanzlei
Digitales Mandanten-Onboarding für eine Steuerkanzlei
Für eine Steuerberatungskanzlei aus Deutschland haben wir neue Mandanten vollständig digital aufgenommen, von der ersten Anfrage bis zur Übergabe an die Kanzleisoftware. Der Aufwand pro Mandant sank von 10 auf 3 Stunden, das sind 70 Prozent weniger.
Ausgangslage
Ein neues Mandat fing mit einem Stapel an
PDF-Fragebögen, Ausweiskopien per E-Mail, Vollmachten zum Ausdrucken, eine Honorarvereinbarung und die Geldwäsche-Prüfung. Am Ende tippte jemand alles von Hand in die Kanzleisoftware.
Jeder Schritt ist für sich einfach. Zusammen kosten sie Tage, und der Mandant muss mehrmals nachliefern. Niemand sah auf einen Blick, wo ein Mandat gerade hängt und wer am Zug ist. Die Kanzlei wollte drei Dinge:
- einen Ablauf, den neue Mandanten ohne Erklärung allein durchlaufen,
- eine Übersicht, die jeden Morgen zeigt, was zu tun ist,
- bei Prüfung, Vertrag und Übergabe die volle Kontrolle beim Berufsträger, aber ohne Fleißarbeit.
Mandanten-Strecke
Eine Strecke für Mandanten, die man nicht erklären muss
Interessenten stellen zuerst eine kurze Anfrage. Erst wenn die Kanzlei das Mandat annimmt, folgt der ausführliche Teil. Der Mandant sieht dabei nur drei Aufgaben: Unterlagen hochladen, Angaben prüfen, Vertrag bestätigen.
Die Unterlagen kommen zuerst, nicht der Fragebogen. Auf Wunsch des Mandanten liest das System daraus Vorschläge für die Formularfelder, und der Mandant prüft jeden Vorschlag selbst. Was er schon angegeben hat, muss er nicht noch einmal eintippen. Jede Angabe wird beim Eintragen geprüft.
Die Strecke läuft auf dem Handy, speichert automatisch und lässt sich jederzeit über den persönlichen Link fortsetzen.
Fünf Phasen
Ein Arbeitsplatz für die Kanzlei: fünf Phasen statt Statuschaos
Jedes Mandat steht in genau einer von fünf Phasen: Anfrage, Mandatsdaten, Vertrag, GwG-Prüfung, Übergabe. Zu jedem Mandat zeigt die Liste die nächste Aufgabe und wer gerade am Zug ist, die Kanzlei oder der Mandant.
Ein Filter trennt „Wir sind dran“ von „Mandant ist dran“. Als Liste oder als Board.
Tagesplan
Jeden Morgen ein Tagesplan
Die Startseite ordnet die anstehenden Schritte nach Frist, Wartezeit und Risiko. Jeder Vorschlag sagt, warum er dort steht, und lässt sich mit einem Klick annehmen oder verwerfen.
Erinnerungen an Mandanten gehen nach dem Rhythmus der Kanzlei raus und hören von selbst auf, sobald der Mandant seinen Schritt erledigt hat.
Ein Mandat, ein Ort
Alles zu einem Mandat an einem Ort
Ein Tastenkürzel öffnet die Suche, und man ist direkt im Mandat. Oben steht eine kurze Zusammenfassung: Was fehlt noch, was ist auffällig, wie lange wartet der Fall schon.
Darunter liegt der Plan mit allen Aufgaben je Phase, damit man ihn einmal von oben nach unten abarbeiten kann.
GwG und Übergabe
Geldwäsche-Prüfung und Übergabe: vorbereitet, nicht automatisiert
Das System bereitet die GwG-Prüfung vor: Es schlägt eine Risikoeinstufung mit nachvollziehbarer Begründung vor, ermittelt die wirtschaftlich Berechtigten und führt eine Checkliste. Freigeben kann nur der Berufsträger, mit Name und Zeitstempel im Protokoll.
Am Ende steht eine Übergabeliste in genau der Reihenfolge der Eingabemaske der Kanzleisoftware, dazu alle Unterlagen als Paket in der Ordnerstruktur der Kanzlei. Statt in mehreren Quellen zu suchen, arbeitet man die Liste einmal von oben nach unten ab.
Prinzipien
Die Prinzipien dahinter
Regeln, wo es um Geld und Pflichten geht.
Gebühren und Risikoeinstufungen kommen aus einem nachvollziehbaren Regelwerk, nicht aus einem Sprachmodell. KI hilft nur beim Lesen von Dokumenten und Formulieren, und alles, was sie vorschlägt, ist gekennzeichnet und abwählbar.
Lückenlose Nachweiskette.
Jeder Statuswechsel, jeder Upload und jede Freigabe wird unveränderlich protokolliert.
Datenschutz von Anfang an.
Hosting in der EU, keine personenbezogenen Daten in Logs, Einwilligung vor jeder automatischen Auswertung.
Eine Plattform für viele Kanzleien.
Branding, Leistungen, Preise und Texte sind je Kanzlei konfigurierbar, ohne eine Zeile Code.
Ergebnis
3 statt 10 Stunden pro Mandant
−70 %Onboarding-Aufwand pro Mandant: früher rund 10 Stunden, heute etwa 3. Das sind sieben Stunden weniger je Mandat.
Die Zeit geht nicht mehr ins Abtippen, Nachfragen und Suchen. Der Mandant liefert seine Angaben geprüft und vollständig. Die Kanzlei sieht jeden Morgen, was zu tun ist, und übernimmt am Ende eine fertige Liste in ihre Kanzleisoftware.
Was bleibt, ist die eigentliche Arbeit des Berufsträgers: prüfen, entscheiden, freigeben.
Wie viel Zeit spart das digitale Mandanten-Onboarding?
In dieser Kanzlei sank der Aufwand pro neuem Mandanten von rund 10 auf etwa 3 Stunden. Das sind sieben Stunden weniger je Mandat, also 70 Prozent weniger Aufwand.
Entscheidet das System über die Geldwäsche-Prüfung?
Nein. Das System schlägt eine Risikoeinstufung mit Begründung vor, ermittelt die wirtschaftlich Berechtigten und führt eine Checkliste. Freigeben kann nur der Berufsträger, mit Name und Zeitstempel im Protokoll.
Wofür wird KI eingesetzt?
Nur beim Lesen von Dokumenten und beim Formulieren. Gebühren und Risikoeinstufungen kommen aus einem nachvollziehbaren Regelwerk. Alles, was die KI vorschlägt, ist gekennzeichnet und abwählbar, und vor jeder automatischen Auswertung holt das System die Einwilligung ein.
Können Mandanten das Onboarding auf dem Handy erledigen?
Ja. Die Strecke läuft auf dem Handy, speichert automatisch und lässt sich jederzeit über den persönlichen Link fortsetzen. Der Mandant sieht nur drei Aufgaben: Unterlagen hochladen, Angaben prüfen, Vertrag bestätigen.
Wie kommen die Daten in die Kanzleisoftware?
Am Ende steht eine Übergabeliste in der Reihenfolge der Eingabemaske der Kanzleisoftware, dazu alle Unterlagen als Paket in der Ordnerstruktur der Kanzlei. Die Liste arbeitet man einmal von oben nach unten ab.
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