Steuerkanzleien dürfen KI einsetzen, wenn der Anbieter nach § 62a StBerG in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, nur die nötigen Daten erhält und die Verantwortung für jedes Ergebnis beim Berufsträger bleibt. Am meisten Zeit spart KI heute im Mandanten-Onboarding, im Belegeingang und bei wiederkehrenden Mandantenanfragen. Dieser Leitfaden von Hey2Ai fasst den Rechtsrahmen zusammen und zeigt, wie Kanzleien in der Praxis starten.
Der KI-Einsatz in der Kanzlei berührt vor allem Verschwiegenheit, Geldwäscherecht und Datenschutz. Die Tabelle zeigt, was jede Vorschrift für die Praxis bedeutet.
| Vorschrift | Was sie regelt | Bedeutung für KI |
|---|---|---|
| § 203 StGB | Strafbarkeit der Offenbarung fremder Geheimnisse, auch durch Steuerberater | Mandantendaten dürfen nur an Dienstleister gehen, soweit es für deren Tätigkeit erforderlich ist |
| § 57 Abs. 1 StBerG | Verschwiegenheit und Eigenverantwortlichkeit | Die fachliche Beurteilung bleibt beim Berufsträger, KI ist ein Hilfsmittel |
| § 62a StBerG | Einbeziehung von Dienstleistern | Sorgfältige Auswahl, Vertrag in Textform, Belehrung über strafrechtliche Folgen, Regelung von Unterauftragnehmern |
| §§ 2, 8, 10 GwG | Sorgfaltspflichten, Aufzeichnung und Aufbewahrung | Identifizierung und Dokumentation im Onboarding vollständig erfassen, Bewertung durch die Kanzlei |
| Art. 28 DSGVO | Auftragsverarbeitung | Vertrag mit jedem Anbieter, der personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet |
| Art. 4, Art. 50 KI-Verordnung | KI-Kompetenz und Transparenz | Maßnahmen zur KI-Kompetenz, Kennzeichnung von Chatbots gegenüber Mandanten |
Die Bundessteuerberaterkammer stellt in ihrer FAQ „KI im steuerberatenden Berufsstand“ (Stand 27. Januar 2026) klar: Entscheidungen und die Verantwortung für die Ergebnisse bleiben in menschlicher Verantwortung. Daraus folgen einige praktische Regeln für jede Kanzlei.
Hey2Ai baut Kanzleiprojekte nach diesen Regeln: Verpflichtung nach § 62a StBerG in Textform, Verarbeitung in der EU, Hosting in Deutschland, kein Training auf Kanzleidaten und eine Freigabe durch die Kanzlei in jedem Agenten.
Ein Agent nimmt Anfragen über E-Mail, Website, Telefon, WhatsApp und Telegram auf, fordert Unterlagen an, erfasst die GwG-Angaben und bereitet den Fall zur Freigabe vor. In einer Kanzlei sank der Aufwand so von 10 auf 3 Stunden pro Mandant.
Belege als Foto oder PDF werden erkannt, ausgelesen und dem Mandanten zugeordnet. Fehlende Belege fordert der Agent nach. Die BStBK nennt Belegverarbeitung und Datenextraktion ausdrücklich als Einsatzfeld.
Fragen zu Unterlagenlisten, Bearbeitungsstand oder Terminen werden aus hinterlegten Informationen beantwortet. Fachliche Fragen gehen an die zuständige Person.
Erinnerungen an fehlende Unterlagen und anstehende Termine werden als Entwurf vorbereitet und nach Freigabe versendet.
Eine eigene KI-Plattform durchsucht Kanzleihandbuch, Vorlagen und interne Anweisungen und nennt die Quelle zu jeder Antwort.
Anschreiben, Mandatsbestätigungen und Unterlagenanforderungen entstehen als Entwurf. Inhalt und Versand verantwortet die Kanzlei.
„Die Mandantenanbahnung lief über zwei Postfächer und eine Excel. Heute bereitet der Agent jeden Fall vor, wir prüfen und geben frei. Das spart uns jede Woche Stunden an Handarbeit.“
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