E-Rechnung 2027: Pflichten und wie KI den Rechnungseingang automatisiert
Seit 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie auch ausstellen, alle übrigen ab 1. Januar 2028. Hey2Ai erklärt, was das für den Rechnungseingang bedeutet und wie Automatisierung mit KI Rechnungen erkennt, ausliest, prüft und an die Buchhaltung übergibt.
Welche E-Rechnungspflicht ab wann gilt
Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Stand: 25. Oktober 2026.
| Ab | Pflicht | Wer |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | E-Rechnungen empfangen können | Alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmer |
| 1. Januar 2027 | E-Rechnungen ausstellen, Papier und PDF nur noch übergangsweise für kleinere Aussteller | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr |
| 1. Januar 2028 | E-Rechnungen ausstellen, auch EDI-Verfahren müssen dann den Vorgaben entsprechen | Alle übrigen Unternehmen (ohne Kleinunternehmer) |
Warum eine PDF-Rechnung nicht mehr reicht
Eine E-Rechnung ist nach § 14 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine PDF-Datei per E-Mail ist deshalb eine sonstige Rechnung, auch wenn sie digital verschickt wird.
Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums erfüllen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Eine XRechnung enthält kein lesbares Rechnungsbild. Zum Ansehen brauchst du einen Viewer, die Finanzverwaltung bietet einen unter e-rechnung.elster.de an.
Was das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 ergänzt
- Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor Beginn der eigenen Ausstellungspflicht erteilt wurden, müssen nicht als E-Rechnung übermittelt werden.
- Die Leistungsbeschreibung muss im strukturierten Teil so konkret sein, dass die abgerechnete Leistung eindeutig identifiziert werden kann.
- Für die Verrechnung von Teilzahlungen in Endrechnungen gelten Erleichterungen bis 30. Juni 2030.
- E-Rechnungen, die bis 31. Dezember 2026 ausgestellt werden und den BMF-Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen, werden nicht beanstandet.
Dieser Ratgeber ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Kläre Einzelfälle mit deiner Steuerberatung.
Wie KI den Rechnungseingang automatisiert
- Eingang sortieren
Erkennen
Die Automatisierung liest das Rechnungspostfach und trennt E-Rechnungen, PDF-Rechnungen, Mahnungen und sonstige Post. Im Übergang bis 2028 kommen alle Formate parallel an.
- Daten übernehmen
Auslesen
Bei XRechnung und ZUGFeRD liegen die Daten bereits strukturiert vor. Für PDF und Papier liest KI Lieferant, Beträge, Steuersätze und Leistungsbeschreibung aus.
- Abgleich und Plausibilität
Prüfen
Der Agent gleicht mit Bestellung, Lieferschein oder Vertrag ab, prüft Pflichtangaben und Rechenwerte und schlägt eine Kontierung vor.
- an die Buchhaltung
Übergeben
Die geprüften Daten gehen mit Beleg an die Finanzbuchhaltung, etwa an DATEV oder an deine Steuerkanzlei.
- menschliche Freigabe
Freigeben
Ein Mensch gibt Abweichungen und Zahlungen frei. Der Agent schlägt vor, entscheidet aber nicht allein.
Wo KI im Rechnungseingang wirklich hilft
KI hilft vor allem dort, wo Daten nicht sauber strukturiert ankommen und wo Rechnungen zugeordnet werden müssen. Eine korrekte XRechnung muss nicht mehr ausgelesen werden. Der Aufwand liegt dann im Abgleich mit Bestellungen, in Rückfragen bei fehlenden Angaben und in der Kontierung. Genau diese Schritte lassen sich mit einem KI-Agenten vorbereiten.
Für Steuerkanzleien verschiebt die E-Rechnung zusätzlich Arbeit: Mandanten schicken neue Formate, die erklärt und geprüft werden müssen. Wie Hey2Ai Kanzleien dabei unterstützt, liest du auf der Seite für Steuerkanzleien.
Bei Hey2Ai läuft jeder Agent mit menschlicher Freigabe, die Verarbeitung erfolgt in der EU mit Hosting in Deutschland, ohne Training auf Kundendaten. Den Ablauf einer solchen KI-Automatisierung klären wir in einer kostenlosen KI-Analyse von 30 Minuten.
Ab wann muss ich E-Rechnungen verschicken?
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Was brauche ich, um E-Rechnungen zu empfangen?
Kann KI E-Rechnungen automatisch verbuchen?
Was ändert das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026?
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für kleine Beträge?
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