Buchhaltung · Candis

Candis

Rechnungseingang mit KI: Rechnungen erfassen, vorkontieren, freigeben und an DATEV übergeben.

Datenschutz-Ampel: Grün

Was Candis kann

Candis sammelt Eingangsrechnungen (PDF, Scan, XRechnung, ZUGFeRD) zentral, liest die Daten mit KI aus und schlägt Sachkonto und Kostenstelle vor. Freigaben laufen über konfigurierbare Workflows, danach geht die Rechnung per Schnittstelle an DATEV oder andere Buchhaltungssysteme. Das passt für mittelständische Unternehmen mit vielen Eingangsrechnungen.

Typische Einsätze im Mittelstand

Eingangsrechnungen per Mail, Scan oder E-Rechnung automatisch erfassen und auf Pflichtangaben prüfen
Sachkonto und Kostenstelle vorschlagen lassen, Freigaben über Geschäftsführung und Fachabteilung steuern
Freigegebene Rechnungen an DATEV, SAP Business One oder Business Central übergeben und zehn Jahre archivieren

Datenschutz und EU AI Act

Anbieter und Sitz	Candis GmbH, Berlin, Deutschland (Anschrift laut AVV: Schönhäuser Allee 180, 10119 Berlin). [3]
Serverstandort	Frankfurt am Main, Deutschland: Das Hosting läuft laut AVV bei Amazon Web Services EMEA in der Datenzone Frankfurt. [3]
Datenhaltung in der EU	Ja: Die Leistung wird laut AVV ausschließlich in der EU oder im EWR erbracht, Verlagerungen in ein Drittland brauchen vorab deine Zustimmung. Den Speicherort kannst du nicht selbst wählen. [3]
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)	Ja: Der AVV ist öffentlich abrufbar und laut Convios-Prüfung nicht an einen Tarif gebunden (Version 1.10 vom 19.11.2024). Die Unterauftragsverarbeiter sind im Vertrag genannt, eine eigene gepflegte Liste gibt es laut Prüfung nicht. [2]
Training mit deinen Daten	Nein: Candis wirbt mit „No AI training with your content“ und beschreibt die KI als lernend nur auf den Rechnungsdaten des jeweiligen Kunden, ohne firmenübergreifendes Training. Der AVV erlaubt KI nur, wenn Vertragsdaten nicht für allgemeines Training verwendet werden. [1]
Zertifizierungen	GoBD-Zertifizierung durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PSP, ausgestellt am 07.08.2024, geprüft nach IDW PS 880. ISO 27001 und SOC 2 nennt Candis nur für den Cloud-Hoster, nicht für Candis selbst. Die Gültigkeitsdauer des GoBD-Zertifikats ist nicht angegeben. [5]
Einordnung EU AI Act	Candis veröffentlicht keine eigene Einstufung nach KI-Verordnung (nicht öffentlich angegeben). Die KI macht Vorschläge, ersetzt laut Candis keine Steuerberatung und keine fachliche Prüfung, und Rechnungen über Betragsgrenzen werden einzeln geprüft. Für dich gilt als Betreiber seit 02.02.2025 die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Art. 4. [1]

Datenschutz-Ampel: Grün

Hosting in Frankfurt, Leistung nur in EU und EWR, öffentlicher AVV und eine Zusage, dass die Daten nicht für allgemeines KI-Training genutzt werden. Offen bleibt, welche KI-Anbieter im Hintergrund eingesetzt werden.

Die Ampel ist eine Einschätzung von Hey2Ai auf Basis der genannten Quellen und keine Rechtsberatung. Sie gilt für die geschäftliche Version.

Stärken

Hosting in Frankfurt und vertraglich festgelegte Leistungserbringung in EU und EWR
Öffentlicher AVV mit namentlich genannten Unterauftragsverarbeitern in der EU
GoBD-zertifiziert durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und DATEV-Schnittstelle
Kein firmenübergreifendes KI-Training, Data Fencing begrenzt Zugriffe auf vertrauliche Daten

Schwächen

Welche externen KI-Modelle genutzt werden, nennt Candis nicht, der AVV (Stand 2024) listet nur vier Unterauftragsverarbeiter
ISO 27001 und SOC 2 gelten laut Candis für den Hoster, nicht nachweislich für Candis selbst
Die Löschung nach Vertragsende hat keine eigene Frist, und das Hosting ist nicht frei wählbar

Für wen es passt

Passt für Mittelständler mit regelmäßig vielen Eingangsrechnungen, die in DATEV oder einem ERP buchen. Weniger sinnvoll bei sehr wenigen Rechnungen oder wenn ein eigener, vollständig nachvollziehbarer KI-Modellbetrieb nötig ist.

So hilft Hey2Ai

Hey2Ai hilft dir, Rechnungseingang und Freigaben mit KI sauber zu automatisieren und die Übergabe an Buchhaltung und ERP zu planen.

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Fragen zu Candis

Wo liegen meine Rechnungen bei Candis?

Auf Servern von Amazon Web Services in der Datenzone Frankfurt. Candis archiviert Rechnungen laut Produktseite zehn Jahre in Deutschland, auch nach einer Kündigung bleibt die Aufbewahrungsfrist bestehen.

Wird die KI mit meinen Rechnungen trainiert?

Candis sagt, es gebe kein KI-Training mit deinen Inhalten. Die KI lernt nur aus den Daten deines eigenen Unternehmens, ohne firmenübergreifendes Training. Der AVV bindet eingesetzte KI-Systeme an das Verbot allgemeinen Trainings.

Reicht der AVV, oder muss ich mehr prüfen?

Der AVV ist öffentlich einsehbar. Lass dir vor dem Einsatz die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter und die eingesetzten KI-Anbieter nennen, weil die veröffentlichten Fassungen von 2024 stammen.

Quellen

Geprüft am 25.10.2026. Angaben der Anbieter können sich ändern.