# Kostenlose Vorlagen für KI im Unternehmen

> Drei Vorlagen, mit denen du den EU AI Act und den Einsatz von KI in deinem Betrieb sauber aufsetzt: eine KI-Richtlinie zum Ausfüllen, ein KI-Inventar für alle Werkzeuge und Agenten und die EU AI Act Checkliste mit allen Fristen. Du bekommst sie als gestaltetes PDF zum Ausdrucken und als Word- und Excel-Datei zum Bearbeiten, kostenlos per E-Mail.

Quelle: https://hey2.ai/vorlagen/ · Stand: 03.11.2026 · Hey2Ai, München

## Das Wichtigste in Kürze

- Drei Vorlagen: KI-Richtlinie, KI-Inventar, EU AI Act Checkliste
- Als gestaltetes PDF und als Word- oder Excel-Datei zum Bearbeiten
- Stand Oktober 2026, mit den Fristen nach dem Digital Omnibus 2026
- Nach der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz (DSK)
- Kostenlos per E-Mail, zusammen mit dem Hey2Ai-Newsletter
- Arbeitshilfen, keine Rechtsberatung

## Was in den Vorlagen steckt

Jede Vorlage deckt einen Teil der Pflichten ab, die der EU AI Act und die DSGVO beim Einsatz von KI mit sich bringen.

| Vorlage | Was sie abdeckt | Formate |
|---|---|---|
| EU AI Act Checkliste | Acht Punkte von KI-Inventar über KI-Kompetenz bis Hochrisiko-Prüfung, mit allen Fristen bis 2028 und Feldern für Datum und Zuständigkeit | PDF, Word |
| KI-Inventar | Alle KI-Werkzeuge, Copilot-Agenten, eigenen GPTs, Chatbots und Automatisierungen mit Zweck, Daten, Verarbeitungsort, Rolle und Risikoklasse | PDF, Excel mit Auswahllisten |
| KI-Richtlinie | Freigegebene Werkzeuge, Datenklassen, erlaubte und untersagte Zwecke, Prüfpflicht, Kennzeichnung, Freigabe, Zuständigkeit und Mitbestimmung | PDF, Word |

## In dieser Reihenfolge nutzt du die Vorlagen

1. **Erfassen** (KI-Inventar): Trag ein, welche KI-Werkzeuge und Agenten heute genutzt werden, auch inoffiziell. Ohne Inventar lassen sich die übrigen Punkte nicht prüfen.
2. **Prüfen** (EU AI Act Checkliste): Kläre je System deine Rolle, schließe verbotene Praktiken aus und gleiche die Anwendungsfälle mit Anhang III ab.
3. **Regeln** (KI-Richtlinie): Leg schriftlich fest, welche Werkzeuge und Daten erlaubt sind, wer freigibt und wie Ergebnisse geprüft werden.
4. **Schulen** (KI-Kompetenz): Erkläre die Regeln rollenbezogen und dokumentiere die Schulungen als Maßnahme nach Artikel 4 EU AI Act.

## Wenn du Unterstützung willst

Die Vorlagen lassen sich intern abarbeiten. Sind viele Werkzeuge im Einsatz oder Hochrisiko-Fälle möglich, übernimmt Hey2Ai die Bestandsaufnahme mit dem [Agent Estate Review](https://hey2.ai/agent-estate-review/) und setzt die Pflichten aus dem [EU AI Act](https://hey2.ai/eu-ai-act/) mit dir um. Wo du heute stehst, zeigt dir in wenigen Minuten der [AI-Act-Check](https://hey2.ai/ai-act-check/).

## Fragen zu den Vorlagen

### Sind die Vorlagen kostenlos?

Ja. Du bekommst alle drei Vorlagen kostenlos per E-Mail, nachdem du deine Anmeldung zum Hey2Ai-Newsletter bestätigt hast. Den Newsletter kannst du jederzeit abbestellen.

### Warum bekomme ich die Vorlagen per E-Mail?

Die Vorlagen sind an die Anmeldung zum Newsletter gekoppelt. Nach der Bestätigung über den Link in der ersten E-Mail schicken wir dir die Links zu allen Dateien.

### Kann ich die Vorlagen bearbeiten?

Ja. Neben dem gestalteten PDF zum Ausdrucken bekommst du jede Vorlage als Datei zum Bearbeiten: die KI-Richtlinie und die Checkliste als Word-Datei, das KI-Inventar als Excel-Tabelle mit Auswahllisten.

### Mit welcher Vorlage fange ich an?

Mit dem KI-Inventar. Es ist Punkt 1 der EU AI Act Checkliste, denn erst mit dem Überblick über alle Werkzeuge lassen sich Rolle, Risikoklasse und Pflichten bestimmen.

### Gelten die Vorlagen auch für kleine Unternehmen?

Ja. Der EU AI Act gilt unabhängig von der Unternehmensgröße für alle, die KI-Systeme beruflich einsetzen. Kleine und mittlere Unternehmen erhalten Erleichterungen, aber keine Ausnahme.

### Ersetzen die Vorlagen eine Rechtsberatung?

Nein. Die Vorlagen sind Arbeitshilfen mit Stand Oktober 2026. Passe sie an dein Unternehmen an und stimme sie mit deinem Datenschutzbeauftragten ab.

## Kostenlose Vorlagen

Per E-Mail nach der Anmeldung zum Hey2Ai-Newsletter, als PDF und als Datei zum Bearbeiten:

- EU AI Act Checkliste (PDF und Word): Die acht Punkte zum Abhaken, mit allen Fristen nach dem Digital Omnibus 2026 und Platz für Datum und Zuständigkeit.
- Vorlage KI-Inventar (PDF und Excel): Alle KI-Werkzeuge, Agenten und Automatisierungen auf einen Blick, mit Ausfüllhilfe und Spalten für Rolle und Risikoklasse.
- Vorlage KI-Richtlinie (PDF und Word): Muster mit Werkzeugen, Datenklassen, erlaubten Zwecken, Prüfpflicht, Freigabe und Zuständigkeit, zum Ausfüllen.

## Quellen

- [Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), EUR-Lex](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32024R1689)
- [Digital Omnibus on AI, Verordnung (EU) 2026/1744, Übersicht](https://artificialintelligenceact.eu/ai-act-explorer/digital-omnibus/)
- [DSK, Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“, Version 1.0, 6. Mai 2024](https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/oh/20240506_DSK_Orientierungshilfe_KI_und_Datenschutz.pdf)

## Kontakt

Kostenlose KI-Analyse (30 Minuten): https://cal.com/hey2ai-ki-check/termin · E-Mail: info@hey2.ai