# KI für Versicherungsmakler: Kundenanfragen und Akquise DSGVO-konform automatisieren > Hey2Ai baut für Versicherungsmakler KI-Agenten, die Kundenanfragen sortieren, Unterlagen zuordnen und Antworten sowie Erstansprachen als Entwurf vorbereiten, mit Datenverarbeitung in der EU und Freigabe durch den Makler. So bleibt mehr Zeit für Beratung und Abschluss, während Postfach und Maklerverwaltungsprogramm im Hintergrund gepflegt werden. Quelle: https://hey2.ai/versicherungsmakler/ · Stand: 24.10.2026 · Hey2Ai, München ## Das Wichtigste in Kürze - Für Maklerbüros und Mehrfachagenturen mit hohem Anfrageaufkommen - Anfragen über E-Mail, Website, Telefon und WhatsApp automatisch erfassen und zuordnen - Antwortentwürfe, Erstansprachen und Wiedervorlagen, von dir freigegeben - Dokumente von Kunden und Versicherern erkennen und richtig ablegen - Verarbeitung in der EU, Hosting in Deutschland, kein Training auf Kundendaten - Keine KI-Risikobewertung oder Tarifierung von Personen, damit kein Hochrisiko nach EU AI Act ## Wo Maklerbüros heute Zeit verlieren ### Das Postfach entscheidet den Tag Schadenmeldungen, Vertragsänderungen, Angebotsanfragen und Rückfragen von Versicherern kommen über dasselbe Postfach und werden von Hand sortiert. So lässt sich das lösen: Ein KI-Agent erkennt das Anliegen, ordnet es dem Kunden zu, legt die Unterlagen ab und bereitet die Antwort als Entwurf vor. ### Jede Akquise beginnt bei null Für jede neue Anfrage müssen Bedarf, vorhandene Verträge und Unterlagen erst zusammengesucht werden. So lässt sich das lösen: Die Anfrage kommt vorbereitet an: Bedarf erkannt, Unterlagen sortiert, Erstansprache im Entwurf. Du telefonierst, statt zu sortieren. ### Dokumente von Versicherern Policen, Nachträge und Beitragsrechnungen müssen dem richtigen Kunden und Vertrag im Maklerverwaltungsprogramm zugeordnet werden. So lässt sich das lösen: Dokumente werden ausgelesen, Kunde und Vertrag erkannt und abgelegt. Unklare Fälle landen in einer Prüfliste. ### Beratung dokumentieren Die Beratungs- und Dokumentationspflichten nach §§ 61, 62 VVG kosten nach jedem Gespräch Zeit. So lässt sich das lösen: Aus deinen Gesprächsnotizen entsteht ein strukturierter Entwurf der Beratungsdokumentation, den du prüfst und ergänzt. ## Was ein Makler über die Automatisierung sagt > „Jede Akquise war vorher ein Kaltstart. Jetzt kommt die Anfrage vorbereitet an: Bedarf erkannt, Unterlagen sortiert, Erstansprache im Entwurf. Ich telefoniere, statt zu sortieren.“ (Versicherungsmakler, Kunde von Hey2Ai) ## In vier Schritten zum ersten automatisierten Vorgang 1. **Analysieren** (30 Minuten, kostenlos): Welcher Vorgang kostet dein Büro täglich die meiste Zeit? Wir benennen ihn mit Werkzeug und Kennzahl. 2. **Anbinden** (Postfach und Ablage): Anbindung an Postfach, Dateiablage und, soweit möglich, dein Maklerverwaltungsprogramm. 3. **Pilotieren** (2 bis 4 Wochen): Der Agent arbeitet mit deinen echten Anfragen, jede Aktion gibst du frei. 4. **Einführen** (Übergabe und Alltag): Wir übergeben die Lösung und führen dein Team am eigenen Fall ein. Erst wenn das trägt, kommt der nächste Vorgang. ## Was Makler rechtlich beachten müssen Kundendaten in der Versicherungsvermittlung enthalten oft Gesundheitsdaten, etwa bei Kranken-, Berufsunfähigkeits- oder Lebensversicherungen. Diese gehören nach Artikel 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Hey2Ai legt deshalb vor dem Bau fest, welche Daten ein Agent sehen darf, wo sie verarbeitet werden und wie lange sie gespeichert bleiben. Nach dem EU AI Act gelten KI-Systeme zur Risikobewertung und Preisbildung bei natürlichen Personen in der Lebens- und Krankenversicherung als hochriskant (Anhang III). Die Agenten von Hey2Ai für Makler übernehmen solche Bewertungen nicht. Sie bereiten Kommunikation und Dokumente vor, die Beratung und Entscheidung bleiben beim Makler. Mehr dazu auf der Seite zum [EU AI Act](https://hey2.ai/eu-ai-act/). ## Fragen von Versicherungsmaklern ### Wie automatisiere ich als Versicherungsmakler Kundenanfragen DSGVO-konform? Mit einem KI-Agenten, der auf Servern in Deutschland läuft, Sprachmodelle aus der EU nutzt und nur auf die Daten zugreift, die für die Anfrage nötig sind. Der Agent sortiert Anfragen, ordnet sie Kunden zu und bereitet Antworten vor. Du gibst frei. Mit jedem Dienstleister wird ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO geschlossen. ### Welche Aufgaben in meinem Maklerbüro kann KI übernehmen? Bewährt haben sich das Sortieren und Beantworten von E-Mail-Anfragen, die Vorbereitung von Akquise-Gesprächen, das Zuordnen von Dokumenten der Versicherer, Wiedervorlagen und Entwürfe der Beratungsdokumentation. Die Beratung selbst bleibt beim Makler. ### Lässt sich KI an mein Maklerverwaltungsprogramm anbinden? Das hängt von den Schnittstellen deines Programms ab. Postfach, Dateiablage und Exporte reichen für den Anfang oft aus. In der kostenlosen KI-Analyse prüft Hey2Ai, welche Anbindung bei deinem System möglich ist. ### Ist KI für mich als Versicherungsmakler nach dem EU AI Act erlaubt? Ja. Hochriskant sind nach Anhang III nur KI-Systeme zur Risikobewertung und Preisbildung bei natürlichen Personen in der Lebens- und Krankenversicherung. KI, die Anfragen sortiert oder Entwürfe schreibt, fällt nicht darunter. Es gelten die Maßnahmen zur KI-Kompetenz und die Transparenzpflichten. ### Darf ich Gesundheitsdaten meiner Kunden mit KI verarbeiten? Nur unter strengen Voraussetzungen. Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien nach Artikel 9 DSGVO. Hey2Ai schließt sie aus der KI-Verarbeitung aus, wo sie nicht nötig sind, und legt für die übrigen Fälle Rechtsgrundlage, Verarbeitungsort und Zugriffsrechte vorher fest. ### Was kostet mich die Automatisierung für mein Maklerbüro? Die erste KI-Analyse ist kostenlos und dauert 30 Minuten. Danach bekommst du eine Größenordnung für den ersten Vorgang. Die Umsetzung ist ein bezahlter Auftrag. ### Wie schnell läuft der erste automatisierte Vorgang in meinem Maklerbüro? Bei einem klar umrissenen Vorgang wie der Sortierung von E-Mail-Anfragen in der Regel nach 4 bis 6 Wochen ab der Analyse. ## Quellen - [Versicherungsvertragsgesetz (VVG), §§ 61, 62, gesetze-im-internet.de](https://www.gesetze-im-internet.de/vvg_2008/__61.html) - [Datenschutz-Grundverordnung, Art. 9 und Art. 28, EUR-Lex](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32016R0679) - [EU AI Act, Anhang III Nr. 5: Zugang zu wesentlichen privaten Dienstleistungen](https://artificialintelligenceact.eu/annex/3/) ## Kontakt Kostenlose KI-Analyse (30 Minuten): https://cal.com/hey2ai-ki-check/termin · E-Mail: info@hey2.ai