# KI für Steuerkanzleien: Mandanten-Onboarding und Anfragen automatisieren > Hey2Ai automatisiert für Steuerkanzleien das Mandanten-Onboarding, den Belegeingang und die Beantwortung von Mandantenanfragen mit KI-Agenten, unter Beachtung von Verschwiegenheitspflicht, Geldwäschegesetz und DSGVO. In einer Steuerkanzlei sank der Aufwand für das Onboarding eines neuen Mandanten so von 10 auf 3 Stunden, das sind 70 Prozent weniger. Quelle: https://hey2.ai/steuerkanzleien/ · Stand: 24.10.2026 · Hey2Ai, München ## Das Wichtigste in Kürze - Mandanten-Onboarding: Unterlagen anfordern, prüfen, Stammdaten anlegen - GwG-Pflichten wie Identifizierung und Dokumentation im Ablauf berücksichtigt - Verschwiegenheit nach § 203 StGB und § 62a StBerG bei Dienstleistern beachtet - Anfragen über E-Mail, Website, Telefon, WhatsApp und Telegram - Ergebnis aus der Praxis: Onboarding pro Mandant von 10 auf 3 Stunden - Verarbeitung in der EU, Hosting in Deutschland, Freigabe durch die Kanzlei ## Wo Kanzleien Stunden an Handarbeit verlieren ### Mandantenanbahnung über Postfach und Excel Neue Mandanten melden sich über mehrere Kanäle. Unterlagen werden per E-Mail nachgefordert, der Stand steht in einer Excel-Liste. So lässt sich das lösen: Ein KI-Agent nimmt die Anfrage auf, fordert die fehlenden Unterlagen an, prüft die Vollständigkeit und bereitet den Fall zur Freigabe vor. ### GwG-Pflichten kosten Zeit Identifizierung, Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten und Dokumentation nach Geldwäschegesetz laufen bei jedem neuen Mandat von Hand. So lässt sich das lösen: Die nötigen Angaben und Nachweise werden im Onboarding strukturiert abgefragt und dokumentiert. Die Prüfung bleibt bei der Kanzlei. ### Belege kommen ungeordnet Mandanten schicken Belege als Foto, PDF oder Papierstapel, oft unvollständig und ohne Zuordnung. So lässt sich das lösen: Belege werden erkannt, ausgelesen, dem Mandanten zugeordnet und für die Weiterverarbeitung bereitgestellt. Fehlende Belege werden nachgefordert. ### Immer dieselben Mandantenfragen Fristen, Unterlagenlisten und Bearbeitungsstand werden täglich am Telefon und per E-Mail erfragt. So lässt sich das lösen: Standardfragen werden über E-Mail, Website oder Messenger beantwortet. Fachliche Fragen gehen an die zuständige Person. ## Was eine Kanzlei über den Einsatz sagt > „Die Mandantenanbahnung lief über zwei Postfächer und eine Excel. Heute bereitet der Agent jeden Fall vor, wir prüfen und geben frei. Das spart uns jede Woche Stunden an Handarbeit.“ (Steuerberatungskanzlei, Kunde von Hey2Ai) ## In vier Schritten zum ersten automatisierten Kanzleiprozess 1. **Analysieren** (30 Minuten, kostenlos): Welcher Vorgang bindet die meisten Stunden? Meist ist es das Onboarding oder der Belegeingang. 2. **Anbinden** (Systeme, Berufsrecht, Datenschutz): Anbindung an Postfach und Ablage, dazu Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG, Auftragsverarbeitung, Verarbeitungsort und Zugriffsrechte. 3. **Pilotieren** (Pilot mit echten Fällen): Der Agent arbeitet mit deinen echten Mandantenfällen, du gibst jeden Schritt frei. 4. **Einführen** (Kanzleialltag): Übergabe und Einführung im Alltag, monatlicher Check von Zeitersparnis und Fehlerquote. ## Verschwiegenheit, GwG und DSGVO Steuerberater unterliegen der Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB. Externe Dienstleister dürfen nach § 62a StBerG nur einbezogen werden, wenn sie zur Verschwiegenheit verpflichtet werden und die Offenlegung für ihre Tätigkeit erforderlich ist. Hey2Ai berücksichtigt das in jedem Kanzleiprojekt: schriftliche Verpflichtung, Datenzugriff nur soweit nötig, Hosting in Deutschland und Verarbeitung in der EU. Steuerberater sind zudem Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz. Das Onboarding wird so gebaut, dass Identifizierung und Dokumentation vollständig erfasst werden, die Bewertung aber bei der Kanzlei bleibt. ## Fragen von Steuerkanzleien ### Wie kann ich in meiner Steuerkanzlei das Mandanten-Onboarding mit KI automatisieren? Ein KI-Agent nimmt neue Anfragen über E-Mail, Website oder Messenger auf, fordert Unterlagen an, prüft die Vollständigkeit, erfasst die GwG-Angaben und legt Stammdaten an. Die Kanzlei prüft und gibt frei. In einem Projekt von Hey2Ai sank der Aufwand pro Mandant so von 10 auf 3 Stunden. ### Darf ich in meiner Kanzlei KI einsetzen, ohne die Verschwiegenheitspflicht zu verletzen? Ja, wenn die Vorgaben von § 203 StGB und § 62a StBerG eingehalten werden: Dienstleister werden schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet, erhalten nur die nötigen Daten, und die Verarbeitung findet an einem geprüften Ort statt. Hey2Ai setzt auf Hosting in Deutschland und Modelle aus der EU. ### Welche Prozesse in meiner Kanzlei eignen sich am besten für KI? Mandanten-Onboarding, Belegeingang und -zuordnung, Standardanfragen von Mandanten, Fristen- und Unterlagenerinnerungen sowie Entwürfe für wiederkehrende Schreiben. Die steuerliche Beurteilung bleibt bei der Kanzlei. ### Funktioniert KI-Automatisierung zusammen mit DATEV? Hey2Ai bindet die Systeme an, die in der Kanzlei im Einsatz sind, soweit sie Schnittstellen oder Exporte bieten. Ob eine direkte Anbindung möglich ist, klären wir in der kostenlosen KI-Analyse für deine konkrete Umgebung. ### Wie viel Zeit kann ich im Mandanten-Onboarding mit KI sparen? In einer Steuerkanzlei, für die Hey2Ai das Onboarding automatisiert hat, sank der Aufwand von 10 auf 3 Stunden pro Mandant, also um 70 Prozent. Wie viel es bei dir ist, hängt von Mandantenzahl und heutigem Ablauf ab. ### Ist KI in meiner Steuerberatung nach dem EU AI Act hochriskant? In der Regel nicht. Onboarding, Belegverarbeitung und Anfragenbeantwortung gehören nicht zu den Hochrisiko-Bereichen nach Anhang III. Es gelten die Maßnahmen zur KI-Kompetenz und die Transparenzpflichten, etwa wenn Mandanten mit einem Chatbot schreiben. ## Quellen - [Steuerberatungsgesetz, § 62a: Inanspruchnahme von Dienstleistungen, gesetze-im-internet.de](https://www.gesetze-im-internet.de/stberg/__62a.html) - [Strafgesetzbuch, § 203: Verletzung von Privatgeheimnissen, gesetze-im-internet.de](https://www.gesetze-im-internet.de/stgb/__203.html) - [Geldwäschegesetz, § 2: Verpflichtete, gesetze-im-internet.de](https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/__2.html) ## Kontakt Kostenlose KI-Analyse (30 Minuten): https://cal.com/hey2ai-ki-check/termin · E-Mail: info@hey2.ai