# KI in der Steuerkanzlei: Leitfaden für Berufsrecht, Datenschutz und Praxis

> Steuerkanzleien dürfen KI einsetzen, wenn der Anbieter nach § 62a StBerG in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, nur die nötigen Daten erhält und die Verantwortung für jedes Ergebnis beim Berufsträger bleibt. Am meisten Zeit spart KI heute im Mandanten-Onboarding, im Belegeingang und bei wiederkehrenden Mandantenanfragen. Dieser Leitfaden von Hey2Ai fasst den Rechtsrahmen zusammen und zeigt, wie Kanzleien in der Praxis starten.

Quelle: https://hey2.ai/ratgeber/ki-in-der-steuerkanzlei/ · Stand: 24.10.2026 · Hey2Ai, München

## Das Wichtigste in Kürze

- Steuerberater unterliegen der Schweigepflicht nach § 203 StGB
- Dienstleister wie KI-Anbieter nur mit Vertrag in Textform nach § 62a StBerG
- Bei Diensten im Ausland muss der Geheimnisschutz vergleichbar sein (§ 62a Abs. 4 StBerG)
- Steuerberater sind Verpflichtete nach § 2 Abs. 1 Nr. 12 GwG, Aufzeichnungen fünf Jahre aufbewahren
- BStBK: Verantwortung für KI-Ergebnisse bleibt immer beim Menschen
- Praxis: Onboarding pro Mandant von 10 auf 3 Stunden

## Welche Vorschriften beim KI-Einsatz in der Kanzlei gelten

Der KI-Einsatz in der Kanzlei berührt vor allem Verschwiegenheit, Geldwäscherecht und Datenschutz. Die Tabelle zeigt, was jede Vorschrift für die Praxis bedeutet.

| Vorschrift | Was sie regelt | Bedeutung für KI |
|---|---|---|
| § 203 StGB | Strafbarkeit der Offenbarung fremder Geheimnisse, auch durch Steuerberater | Mandantendaten dürfen nur an Dienstleister gehen, soweit es für deren Tätigkeit erforderlich ist |
| § 57 Abs. 1 StBerG | Verschwiegenheit und Eigenverantwortlichkeit | Die fachliche Beurteilung bleibt beim Berufsträger, KI ist ein Hilfsmittel |
| § 62a StBerG | Einbeziehung von Dienstleistern | Sorgfältige Auswahl, Vertrag in Textform, Belehrung über strafrechtliche Folgen, Regelung von Unterauftragnehmern |
| §§ 2, 8, 10 GwG | Sorgfaltspflichten, Aufzeichnung und Aufbewahrung | Identifizierung und Dokumentation im Onboarding vollständig erfassen, Bewertung durch die Kanzlei |
| Art. 28 DSGVO | Auftragsverarbeitung | Vertrag mit jedem Anbieter, der personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet |
| Art. 4, Art. 50 KI-Verordnung | KI-Kompetenz und Transparenz | Maßnahmen zur KI-Kompetenz, Kennzeichnung von Chatbots gegenüber Mandanten |

## Was die Bundessteuerberaterkammer zum KI-Einsatz empfiehlt

Die Bundessteuerberaterkammer stellt in ihrer FAQ „KI im steuerberatenden Berufsstand“ (Stand 27. Januar 2026) klar: Entscheidungen und die Verantwortung für die Ergebnisse bleiben in menschlicher Verantwortung. Daraus folgen einige praktische Regeln für jede Kanzlei.

- **Keine Mandantendaten in öffentliche KI-Dienste.** Ohne Einwilligung des Mandanten dürfen grundsätzlich keine Daten eingegeben werden, die Rückschlüsse auf Mandanten zulassen, es sei denn, die Voraussetzungen des § 62a StBerG sind erfüllt.
- **Nur freigegebene Zugänge.** Mitarbeitende nutzen ausschließlich die von der Kanzlei freigegebenen KI-Werkzeuge, keine privaten Accounts.
- **Verarbeitung in der EU bevorzugen.** Die BStBK rät, Anbieter mit Servern in der EU zu wählen und zu prüfen, ob Eingaben zum Training genutzt werden.
- **Zuständigkeit festlegen.** Ein KI-Verantwortlicher in der Kanzlei begleitet Einführung, Freigabe und Schulung.

Hey2Ai baut Kanzleiprojekte nach diesen Regeln: Verpflichtung nach § 62a StBerG in Textform, Verarbeitung in der EU, Hosting in Deutschland, kein Training auf Kanzleidaten und eine Freigabe durch die Kanzlei in jedem Agenten.

## Wo KI in der Kanzlei heute Zeit spart

### Mandanten-Onboarding

Ein Agent nimmt Anfragen über E-Mail, Website, Telefon, WhatsApp und Telegram auf, fordert Unterlagen an, erfasst die GwG-Angaben und bereitet den Fall zur Freigabe vor. In einer Kanzlei sank der Aufwand so von 10 auf 3 Stunden pro Mandant.

### Belegeingang

Belege als Foto oder PDF werden erkannt, ausgelesen und dem Mandanten zugeordnet. Fehlende Belege fordert der Agent nach. Die BStBK nennt Belegverarbeitung und Datenextraktion ausdrücklich als Einsatzfeld.

### Wiederkehrende Mandantenfragen

Fragen zu Unterlagenlisten, Bearbeitungsstand oder Terminen werden aus hinterlegten Informationen beantwortet. Fachliche Fragen gehen an die zuständige Person.

### Fristen und Erinnerungen

Erinnerungen an fehlende Unterlagen und anstehende Termine werden als Entwurf vorbereitet und nach Freigabe versendet.

### Internes Wissen finden

Eine [eigene KI-Plattform](https://hey2.ai/firmen-ki-chat/) durchsucht Kanzleihandbuch, Vorlagen und interne Anweisungen und nennt die Quelle zu jeder Antwort.

### Entwürfe für Standardschreiben

Anschreiben, Mandatsbestätigungen und Unterlagenanforderungen entstehen als Entwurf. Inhalt und Versand verantwortet die Kanzlei.

## Was eine Kanzlei über den Einsatz sagt

> „Die Mandantenanbahnung lief über zwei Postfächer und eine Excel. Heute bereitet der Agent jeden Fall vor, wir prüfen und geben frei. Das spart uns jede Woche Stunden an Handarbeit.“ (Steuerberatungskanzlei, Kunde von Hey2Ai)

## Fragen zu KI in der Steuerkanzlei

### Darf ich als Steuerberater ChatGPT für Mandantenfälle nutzen?

Nicht mit Mandantendaten in einem öffentlichen Zugang. Die BStBK rät von öffentlich zugänglichen KI-Diensten ab, sofern sie nicht ausdrücklich für die Kanzlei freigegeben sind. Mandantenbezogene Daten dürfen nur mit Einwilligung oder unter den Voraussetzungen des § 62a StBerG eingegeben werden.

### Was muss im Vertrag mit einem KI-Anbieter für die Kanzlei stehen?

Nach § 62a Abs. 3 StBerG braucht der Vertrag Textform. Der Anbieter wird unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichtet, darf sich nur die nötigen Kenntnisse verschaffen, und der Einsatz weiterer Personen wird geregelt. Dazu kommt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

### Welche Aufgaben in der Steuerkanzlei kann KI übernehmen?

Bewährt haben sich Mandanten-Onboarding, Belegeingang und Zuordnung, Antworten auf wiederkehrende Mandantenfragen, Erinnerungen und Entwürfe für Standardschreiben. Die steuerliche Beurteilung und die Verantwortung für das Ergebnis bleiben beim Berufsträger.

### Darf ich einen KI-Anbieter mit Servern außerhalb der EU für meine Kanzlei nutzen?

Nur, wenn der Schutz der Geheimnisse dort dem Schutz im Inland vergleichbar ist, so § 62a Abs. 4 StBerG. Die BStBK empfiehlt, Anbieter mit Servern in der EU zu bevorzugen. Hey2Ai verarbeitet in der EU und hostet in Deutschland.

### Hilft KI bei den Pflichten nach dem Geldwäschegesetz?

Ja, bei der Erfassung. Steuerberater sind nach § 2 Abs. 1 Nr. 12 GwG Verpflichtete und müssen Aufzeichnungen fünf Jahre aufbewahren. Ein Agent kann Angaben und Nachweise im Onboarding vollständig abfragen und ablegen, die Risikobewertung bleibt bei der Kanzlei.

### Wie viel Zeit spart KI im Mandanten-Onboarding?

In einer Kanzlei, für die Hey2Ai das Onboarding automatisiert hat, sank der Aufwand von 10 auf 3 Stunden pro Mandant, also um 70 Prozent. Mehr dazu auf der Seite [KI für Steuerkanzleien](https://hey2.ai/steuerkanzleien/). Die kostenlose KI-Analyse dauert 30 Minuten.

## Quellen

- [Strafgesetzbuch, § 203: Verletzung von Privatgeheimnissen, gesetze-im-internet.de](https://www.gesetze-im-internet.de/stgb/__203.html)
- [Steuerberatungsgesetz, § 62a: Inanspruchnahme von Dienstleistungen, gesetze-im-internet.de](https://www.gesetze-im-internet.de/stberg/__62a.html)
- [Geldwäschegesetz, § 2: Verpflichtete, gesetze-im-internet.de](https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/__2.html)
- [Geldwäschegesetz, § 8: Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht, gesetze-im-internet.de](https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/__8.html)
- [Bundessteuerberaterkammer, FAQ: KI im steuerberatenden Berufsstand (Stand 27. Januar 2026)](https://www.bstbk.de/downloads/bstbk/digitalisierung/BStBK_FAQ-KI_end.pdf)
- [Datenschutz-Grundverordnung, Art. 28, EUR-Lex](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32016R0679)
- [Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), EUR-Lex](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32024R1689)

## Kontakt

Kostenlose KI-Analyse (30 Minuten): https://cal.com/hey2ai-ki-check/termin · E-Mail: info@hey2.ai