# KI im Versicherungsmaklerbüro: Anwendungsfälle, Grenzen und erste Schritte > KI hilft im Versicherungsmaklerbüro vor allem bei der Vorbereitung: Sie sortiert Anfragen, ordnet Dokumente der Versicherer zu und schreibt Entwürfe für Antworten, Erstansprachen und Beratungsdokumentation. Beratung, Empfehlung und Abschluss bleiben beim Makler. Dieser Ratgeber von Hey2Ai zeigt sechs bewährte Anwendungsfälle, die rechtlichen Grenzen und einen Weg zum ersten automatisierten Vorgang. Quelle: https://hey2.ai/ratgeber/ki-im-maklerbuero/ · Stand: 24.10.2026 · Hey2Ai, München ## Das Wichtigste in Kürze - Größter Hebel: Posteingang, Akquise-Vorbereitung und Dokumentenzuordnung - Beratungspflicht und Begründung jedes Rats nach § 61 VVG bleiben beim Makler - Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO - Hochrisiko nach EU AI Act nur bei Risikobewertung und Preisbildung in Lebens- und Krankenversicherung - Maßnahmen zur KI-Kompetenz der Mitarbeitenden sind seit 2. Februar 2025 Pflicht (Art. 4) - Erster Vorgang in der Regel nach 4 bis 6 Wochen im Betrieb ## Sechs Aufgaben, die KI im Versicherungsmaklerbüro übernehmen kann ### Posteingang sortieren Ein KI-Agent erkennt, ob eine E-Mail eine Schadenmeldung, eine Vertragsänderung, eine Angebotsanfrage oder eine Rückfrage des Versicherers ist, ordnet sie dem Kunden zu und legt einen Vorgang an. ### Akquise vorbereiten Bei einer neuen Anfrage fasst der Agent Bedarf, vorhandene Verträge und fehlende Unterlagen zusammen und schreibt die Erstansprache als Entwurf. Der Makler geht vorbereitet ins Gespräch. ### Dokumente der Versicherer zuordnen Policen, Nachträge und Beitragsrechnungen werden ausgelesen, Kunde und Vertrag erkannt und abgelegt. Unklare Dokumente landen in einer Prüfliste statt im falschen Ordner. ### Beratungsdokumentation entwerfen Nach § 61 VVG sind Wünsche und Bedürfnisse zu erfragen, die Gründe für jeden Rat anzugeben und die Beratung zu dokumentieren. Aus Gesprächsnotizen entsteht ein strukturierter Entwurf, den der Makler prüft und ergänzt. ### Schadenmeldungen aufnehmen Der Agent fragt fehlende Angaben wie Datum, Hergang und Fotos nach und übergibt einen vollständigen Fall. Die Abstimmung mit dem Versicherer führt weiterhin das Büro. ### Bestand pflegen Wiedervorlagen zu Vertragsabläufen, fehlenden Unterlagen oder offenen Rückfragen werden automatisch erstellt und als Erinnerung oder Anschreiben vorbereitet. ## Wo KI im Versicherungsmaklerbüro an rechtliche Grenzen stößt Die wichtigste Grenze ist die Beratung selbst: KI bereitet vor, der Makler berät und entscheidet. Wer gewerbsmäßig Versicherungen vermittelt, braucht nach **§ 34d GewO** eine Erlaubnis der IHK. Die Pflichten aus **§§ 61, 62 VVG**, also Befragung, Begründung des Rats und Dokumentation in Textform, trägt der Vermittler. Ein Agent kann dafür Entwürfe liefern, aber keine Empfehlung an den Kunden aussprechen. ### Datenschutz bei Gesundheitsdaten Bei Kranken-, Berufsunfähigkeits- und Lebensversicherungen fallen Gesundheitsdaten an. Sie gehören nach **Art. 9 DSGVO** zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Lege vor dem Einsatz fest, welche Daten ein Agent sehen darf, und schließe mit jedem Dienstleister einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach **Art. 28 DSGVO**. Hey2Ai verarbeitet in der EU, hostet in Deutschland und trainiert nicht auf Kundendaten. ### EU AI Act Nach Anhang III Nr. 5 gelten KI-Systeme zur Risikobewertung und Preisbildung bei natürlichen Personen in der Lebens- und Krankenversicherung als hochriskant. Diese Pflichten greifen ab 2. Dezember 2027. KI, die Anfragen sortiert oder Entwürfe schreibt, fällt nicht darunter. Für alle Büros gelten die Maßnahmen zur KI-Kompetenz nach Art. 4 und seit 2. August 2026 die Transparenzpflichten nach Art. 50, etwa wenn Kunden mit einem Chatbot schreiben. Details findest du in der [EU AI Act Checkliste](https://hey2.ai/ratgeber/eu-ai-act-checkliste/). ## Was ein Makler nach der Einführung sagt > „Jede Akquise war vorher ein Kaltstart. Jetzt kommt die Anfrage vorbereitet an: Bedarf erkannt, Unterlagen sortiert, Erstansprache im Entwurf. Ich telefoniere, statt zu sortieren.“ (Versicherungsmakler, Kunde von Hey2Ai) ## So startest du mit KI im Versicherungsmaklerbüro 1. **Auswählen** (Ein Vorgang, eine Kennzahl): Wähle den Vorgang, der täglich die meiste Zeit kostet, meist den Posteingang, und miss den heutigen Aufwand. 2. **Absichern** (Daten und Verträge): Kläre, welche Daten der Agent sehen darf, wo sie verarbeitet werden und welche Verträge nach Art. 28 DSGVO nötig sind. 3. **Pilotieren** (Echte Fälle, Freigabe): Der Agent arbeitet mit echten Anfragen. Jede Aktion geht als Entwurf an dich und wird erst nach Freigabe ausgeführt. 4. **Einführen** (KI-Kompetenz): Führe dein Team am eigenen Vorgang ein und dokumentiere die Einweisung als Maßnahme nach Art. 4 EU AI Act. ## Fragen zu KI im Versicherungsmaklerbüro ### Welche Aufgaben im Maklerbüro kann KI übernehmen? Vor allem vorbereitende Arbeit: Posteingang sortieren, Dokumente der Versicherer zuordnen, Akquise-Gespräche vorbereiten, Schadenmeldungen aufnehmen, Wiedervorlagen erstellen und Beratungsdokumentation entwerfen. Die Beratung und die Empfehlung an den Kunden bleiben beim Makler. ### Darf KI meine Kunden als Versicherungsmakler beraten? Nein, nicht eigenständig. Die Beratungspflichten nach § 61 VVG treffen den Vermittler, der nach § 34d GewO eine Erlaubnis braucht. KI kann Informationen zusammenstellen und Entwürfe schreiben, die Empfehlung spricht der Makler aus. ### Ist KI im Versicherungsmaklerbüro nach dem EU AI Act hochriskant? In der Regel nicht. Hochriskant sind nach Anhang III Nr. 5 nur Systeme zur Risikobewertung und Preisbildung bei natürlichen Personen in der Lebens- und Krankenversicherung. Für alle anderen Anwendungen gelten die Maßnahmen zur KI-Kompetenz nach Art. 4 und die Transparenzpflichten nach Art. 50. ### Darf ich Kundendaten mit Gesundheitsangaben in ein KI-Tool eingeben? Nicht in ein beliebiges öffentliches Tool. Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO und brauchen eine eigene Rechtsgrundlage. Nutze nur Systeme mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, klar geregeltem Verarbeitungsort und Zugriff nur auf die nötigen Daten. ### Womit sollte ich in meinem Maklerbüro bei KI anfangen? Mit einem einzigen, häufigen Vorgang, meist dem Posteingang. Miss den heutigen Aufwand, lass den Agenten mit Freigabe arbeiten und erweitere erst, wenn das im Alltag trägt. Bei Hey2Ai läuft ein solcher Vorgang in der Regel nach 4 bis 6 Wochen. ### Wie finde ich heraus, ob sich KI für mein Büro lohnt? Rechne aus, wie viele Stunden pro Woche in Sortieren, Zuordnen und Nachfassen fließen. Hey2Ai bietet dafür eine kostenlose KI-Analyse von 30 Minuten an. Mehr zum Angebot findest du auf der Seite [KI für Versicherungsmakler](https://hey2.ai/versicherungsmakler/). ## Quellen - [Gewerbeordnung, § 34d: Versicherungsvermittler, gesetze-im-internet.de](https://www.gesetze-im-internet.de/gewo/__34d.html) - [Versicherungsvertragsgesetz, § 61: Beratungs- und Dokumentationspflichten, gesetze-im-internet.de](https://www.gesetze-im-internet.de/vvg_2008/__61.html) - [Versicherungsvertragsgesetz, § 62: Zeitpunkt und Form der Information, gesetze-im-internet.de](https://www.gesetze-im-internet.de/vvg_2008/__62.html) - [Datenschutz-Grundverordnung, Art. 9 und Art. 28, EUR-Lex](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32016R0679) - [Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), EUR-Lex](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32024R1689) - [EU AI Act, Anhang III: Hochrisiko-KI-Systeme](https://artificialintelligenceact.eu/annex/3/) ## Kontakt Kostenlose KI-Analyse (30 Minuten): https://cal.com/hey2ai-ki-check/termin · E-Mail: info@hey2.ai