# KI-Beauftragter: Aufgaben, Pflicht und Besetzung

> Ein KI-Beauftragter, oft auch AI Officer genannt, ist die Person oder Stelle, die im Unternehmen den Einsatz von KI verantwortet. Gesetzlich vorgeschrieben ist die Rolle nicht, aber der EU AI Act verlangt seit dem 2. Februar 2025 Maßnahmen zur KI-Kompetenz. Dieser Ratgeber zeigt, welche Aufgaben zur Rolle gehören, wer sie im Mittelstand übernehmen kann und was die EU-Kommission zur KI-Kompetenz der Mitarbeitenden sagt.

Quelle: https://hey2.ai/ki-beauftragter/ · Stand: 25.10.2026 · Hey2Ai, München

## Das Wichtigste in Kürze

- Seit 2. Februar 2025 verlangt Art. 4 EU AI Act Maßnahmen zur KI-Kompetenz
- Ein bestimmtes Kompetenzniveau muss nach dem Digital Omnibus 2026 nicht garantiert werden
- Ein KI-Beauftragter ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber der praktische Weg zur Umsetzung
- Die EU-Kommission empfiehlt, Maßnahmen an Rolle, Vorwissen und Einsatzkontext auszurichten
- Eine interne Dokumentation genügt als Nachweis, ein Pflichtzertifikat gibt es nicht

## Ist ein KI-Beauftragter Pflicht?

Nein. Anders als beim Datenschutzbeauftragten nach DSGVO schreibt der EU AI Act die Rolle eines KI-Beauftragten nicht vor. Er verlangt aber in Artikel 4, dass Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu fördern. Das gilt seit dem 2. Februar 2025. Nach dem Digital Omnibus 2026 muss dabei kein bestimmtes Kompetenzniveau garantiert werden.

Je nach Risikoklasse kommen weitere Pflichten hinzu. Ohne eine zuständige Person bleiben sie in der Praxis oft liegen. Deshalb ist eine benannte Person der einfachste Weg, die Pflichten nachweisbar zu erfüllen. Mehr zu den Pflichten auf der Seite zum [EU AI Act](https://hey2.ai/eu-ai-act/).

## Welche Aufgaben hat ein KI-Beauftragter?

Ein KI-Beauftragter führt das KI-Inventar, pflegt die KI-Richtlinie, organisiert Maßnahmen zur KI-Kompetenz, ordnet neue Use Cases nach dem EU AI Act ein und ist Ansprechpartner für Geschäftsführung, Datenschutzbeauftragte und Betriebsrat.

- **KI-Inventar**: welche KI-Werkzeuge, Agenten und Automatisierungen mit welchem Zweck und welchen Daten im Einsatz sind, zum Beispiel über ein [Agent Estate Review](https://hey2.ai/agent-estate-review/)
- **KI-Richtlinie**: erlaubte Werkzeuge und Daten, Freigaberegeln, Umgang mit neuen Use Cases, siehe [KI-Richtlinie](https://hey2.ai/ratgeber/ki-richtlinie-unternehmen/)
- **Einordnung nach EU AI Act**: verbotene Praktiken, Hochrisiko-Systeme, Transparenzpflichten
- **KI-Kompetenz**: Maßnahmen für die Mitarbeitenden planen und dokumentieren
- **Schnittstelle**: Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Datenschutz und Betriebsrat

## Wer kann die Rolle übernehmen?

Der EU AI Act regelt die Rolle nicht, deshalb gibt es keine Vorgabe, wer sie übernimmt. Möglich sind eine interne Person, eine externe Stelle oder eine Kombination aus beidem. In der Praxis bewährt sich eine interne Person mit externer Begleitung, weil sie die Abläufe kennt.

Im Mittelstand eignet sich eine Person mit Überblick über Prozesse und IT, etwa aus Organisation, IT oder Qualitätsmanagement. Wichtig sind Zeit für die Aufgabe und ein direkter Draht zur Geschäftsführung. Juristisches Fachwissen ist hilfreich, aber nicht Voraussetzung.

## Was gehört zur KI-Kompetenz der Mitarbeitenden?

Die EU-Kommission empfiehlt, Maßnahmen an Rolle, Vorwissen und Einsatzkontext auszurichten. Ein Pflichtzertifikat gibt es nicht. Als Orientierung:

| Rolle | Inhalte |
|---|---|
| Geschäftsführung | Chancen und Grenzen von KI, Pflichten aus EU AI Act und DSGVO, Verantwortung und Freigaben |
| Fachbereiche | Sicherer Umgang mit KI-Assistenten, erlaubte Daten, Prüfen von Ergebnissen, Erkennen von Halluzinationen |
| Power-User und Ersteller von Agenten | Regeln für eigene Agenten und Automatisierungen, Datenzugriffe, Dokumentation, Anmeldung neuer Use Cases |
| KI-Beauftragter | KI-Inventar, Risikoklassen, Richtlinie, Umgang mit neuen Use Cases, Zusammenarbeit mit Datenschutz und Betriebsrat |

## Fragen zum KI-Beauftragten

### Brauche ich einen KI-Beauftragten in meinem Unternehmen?

Gesetzlich nicht. Der EU AI Act schreibt keinen KI-Beauftragten vor. Weil er aber Maßnahmen zur KI-Kompetenz und je nach Einsatz weitere Pflichten verlangt, ist eine benannte zuständige Person der einfachste Weg, diese Pflichten nachweisbar zu erfüllen.

### Muss ich etwas für die KI-Kompetenz meiner Mitarbeitenden tun?

Artikel 4 EU AI Act verlangt seit 2. Februar 2025, dass Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu fördern. Ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Rollenbezogene Maßnahmen mit Dokumentation sind der übliche Weg.

### Wie dokumentiere ich die KI-Kompetenz meiner Mitarbeitenden?

Halte fest, wer wann welche Maßnahme absolviert hat und welche Werkzeuge die Person nutzt. Nach Angaben der EU-Kommission genügt eine interne Dokumentation. Ein externes Zertifikat ist nicht nötig.

### Kann ein externer Dienstleister KI-Beauftragter sein?

Ja, möglich. Der EU AI Act regelt die Rolle nicht, deshalb gibt es keine Vorgabe. In der Praxis bewährt sich eine interne Person mit externer Begleitung, weil sie die Abläufe kennt.

### Wer sollte in meinem Unternehmen KI-Beauftragter werden?

Eine Person mit Überblick über Prozesse und IT, etwa aus Organisation, IT oder Qualitätsmanagement. Wichtig sind Zeit für die Aufgabe und ein direkter Draht zur Geschäftsführung. Juristisches Fachwissen ist hilfreich, aber nicht Voraussetzung.

### Wo fange ich an?

Mit einem Überblick, welche KI im Unternehmen genutzt wird. Der [AI-Act-Check](https://hey2.ai/ai-act-check/) zeigt in sieben Fragen, welche Pflichten für dich infrage kommen.

## Kostenlose Vorlagen

Per E-Mail nach der Anmeldung zum Hey2Ai-Newsletter, als PDF und als Datei zum Bearbeiten:

- EU AI Act Checkliste (PDF und Word): Die acht Punkte zum Abhaken, mit allen Fristen nach dem Digital Omnibus 2026 und Platz für Datum und Zuständigkeit.
- Vorlage KI-Richtlinie (PDF und Word): Muster mit Werkzeugen, Datenklassen, erlaubten Zwecken, Prüfpflicht, Freigabe und Zuständigkeit, zum Ausfüllen.

## Quellen

- [Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 4, EUR-Lex](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32024R1689)
- [Europäische Kommission: AI Literacy, Questions and Answers](https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/faqs/ai-literacy-questions-answers)
- [Digital Omnibus on AI, Verordnung (EU) 2026/1744, Übersicht](https://artificialintelligenceact.eu/ai-act-explorer/digital-omnibus/)

## Kontakt

Kostenlose KI-Analyse (30 Minuten): https://cal.com/hey2ai-ki-check/termin · E-Mail: info@hey2.ai