# KI-Automatisierung für den Mittelstand, DSGVO-konform und self-hosted in Deutschland > Hey2Ai automatisiert Geschäftsprozesse im Mittelstand mit einer Automatisierungsplattform, die auf Servern in Deutschland betrieben wird, sodass deine Daten die EU nicht verlassen. Postfach, Ablage und Fachsystem werden verbunden, wiederkehrende Vorgänge laufen im Hintergrund, und der erste Prozess ist in der Regel nach 4 bis 6 Wochen im Betrieb. Quelle: https://hey2.ai/ki-automatisierung/ · Stand: 24.10.2026 · Hey2Ai, München ## Das Wichtigste in Kürze - Automatisierung self-hosted auf Servern in Deutschland, keine Daten in US-Clouds - Verbindet Postfach, Dateiablage, CRM, Buchhaltung und Fachsoftware - KI-Schritte für Texte, Klassifikation und Auslesen von Dokumenten - Ausgelöst durch Eingang, Termin oder Statuswechsel - Auftragsverarbeitung und Verarbeitungsort werden vor dem Bau geklärt - Erster Prozess in 4 bis 6 Wochen im Betrieb ## Was ist KI-Automatisierung und warum self-hosted? KI-Automatisierung verbindet die Anwendungen eines Unternehmens über Schnittstellen und bildet wiederkehrende Abläufe als Kette von Schritten ab. Feste Regeln übernehmen die Routine, etwa das Übertragen von Daten, und KI-Schritte übernehmen das, was Verständnis braucht, etwa das Auslesen eines Dokuments oder das Erkennen eines Anliegens. Self-hosted heißt: Die Automatisierungsplattform und alle Daten, die durch sie laufen, liegen auf einem Server, dessen Standort du bestimmst. Hey2Ai betreibt die Automatisierungen auf Servern in Deutschland. Damit entfällt die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer, die bei US-Diensten nach Kapitel V DSGVO geprüft werden muss. Wie sich selbst betriebene Automatisierung von Cloud-Diensten wie Make und Zapier unterscheidet, zeigt der [DSGVO-Vergleich der Automatisierungsplattformen](https://hey2.ai/automatisierung-dsgvo-vergleich/). ## Was in Betrieben fast immer von Hand läuft ### Daten werden doppelt erfasst Eine Anfrage kommt per E-Mail, wird ins CRM abgetippt, dann in die Buchhaltung und noch einmal in eine Excel-Liste. So lässt sich das lösen: Die Automatisierung überträgt die Daten zwischen Postfach, CRM und Fachsystem. Ein Eintrag, alle Systeme. ### Belege landen im falschen Ordner Rechnungen, Verträge und Formulare kommen über mehrere Postfächer und werden manuell sortiert. So lässt sich das lösen: Ein KI-Schritt erkennt die Dokumentart, liest die wichtigsten Felder aus und legt das Dokument korrekt ab. ### Make oder Zapier scheitern am Datenschutz Die interne Prüfung stoppt den Einsatz, weil Daten in die USA übertragen würden oder kein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorliegt. So lässt sich das lösen: Die Automatisierung läuft auf einem Server in Deutschland. Verarbeitungsort und Vertrag werden geklärt, bevor gebaut wird. ### Berichte kosten jeden Montag Zeit Zahlen aus mehreren Systemen werden jede Woche von Hand zusammengetragen. So lässt sich das lösen: Ein Workflow sammelt die Daten, fasst sie zusammen und legt den Bericht Montag früh ins Postfach. ## So läuft ein Automatisierungsprojekt 1. **Analysieren** (kostenlose KI-Analyse, 30 Minuten): Wir benennen den Vorgang, der sich zuerst lohnt, und prüfen, welche Systeme Schnittstellen haben. 2. **Klären** (Datenschutz vor dem Bau): Verarbeitungsort, Auftragsverarbeitung, Zugriffsrechte und Löschfristen werden festgelegt. 3. **Bauen** (2 bis 4 Wochen): Der Workflow wird gebaut, mit deinen echten Daten getestet und mit Fehlerbehandlung versehen. 4. **Übergeben** (Übergabe und Einführung): Dokumentation, Monitoring und eine Einführung, damit dein Team einfache Anpassungen selbst vornehmen kann. ## Wie Automatisierung und KI zusammenarbeiten Die Automatisierung übernimmt die festen Regeln: Wenn eine E-Mail mit Anhang eingeht, starte den Ablauf. Ein Sprachmodell übernimmt die Schritte, die Verständnis brauchen: Anliegen erkennen, Daten aus einem PDF auslesen, einen Antwortentwurf schreiben. Für diese KI-Schritte setzt Hey2Ai Modelle ein, die in der EU gehostet werden und nicht mit deinen Daten trainiert werden. Wo ein Vorgang mehr Entscheidungen erfordert als eine feste Regel, baut Hey2Ai einen [KI-Agenten](https://hey2.ai/ki-agenten/), der über die Automatisierung auf deine Systeme zugreift. ## Fragen zur KI-Automatisierung ### Wie automatisiere ich Geschäftsprozesse DSGVO-konform? Entscheidend sind drei Punkte: ein Verarbeitungsort in der EU, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO mit jedem Dienstleister und klar begrenzte Zugriffsrechte. Mit einer selbst betriebenen Automatisierung auf einem Server in Deutschland lassen sich alle drei Punkte erfüllen, ohne Daten in die USA zu übertragen. ### Was ist der Unterschied zwischen self-hosted Automatisierung und Make oder Zapier? Make und Zapier sind Cloud-Dienste, deren Rechenzentren der Anbieter betreibt. Zapier speichert Daten laut eigener Angabe in den USA, Make bietet eine EU-Region an. Bei einer selbst betriebenen Automatisierung bestimmst du den Datenort. Details im [Vergleich](https://hey2.ai/automatisierung-dsgvo-vergleich/). ### Welche Software lässt sich automatisieren? Fast jede Anwendung mit Schnittstelle, darunter Microsoft 365, Google Workspace sowie gängige CRM- und Buchhaltungssysteme. Systeme ohne Schnittstelle werden per E-Mail oder über Dateiexporte angebunden. ### Wie lange dauert es, einen Prozess zu automatisieren? Ein klar umrissener Vorgang läuft bei Hey2Ai in der Regel nach 4 bis 6 Wochen im Betrieb, gerechnet ab der kostenlosen KI-Analyse. ### Wer betreibt und wartet die Automatisierung? Hey2Ai richtet die Automatisierung auf einem Server in Deutschland ein und übernimmt auf Wunsch Updates, Monitoring und Backups. Alternativ läuft sie auf deiner eigenen Infrastruktur. ### Brauche ich für KI-Automatisierung eigene IT-Fachleute? Nein. Hey2Ai baut und betreibt die Automatisierung. Wir führen dein Team bei der Übergabe so ein, dass es einfache Anpassungen selbst vornehmen kann, etwa einen Ordner oder eine Empfängeradresse ändern. ## Quellen - [Zapier: Data Privacy Overview](https://zapier.com/legal/data-privacy) - [Make Help Center: Organizations (Rechenzentrum und Region)](https://help.make.com/organizations) - [Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679, Art. 28 und Kapitel V, EUR-Lex](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32016R0679) ## Kontakt Kostenlose KI-Analyse (30 Minuten): https://cal.com/hey2ai-ki-check/termin · E-Mail: info@hey2.ai