# Make, Zapier oder self-hosted: Welche Automatisierung passt zur DSGVO?

> Für mittelständische Unternehmen, die personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten, ist eine selbst betriebene Automatisierung auf Servern in Deutschland die datenschutzfreundlichste Variante, weil Workflows und Daten den gewählten Standort nicht verlassen. Make bietet eine EU-Region als Cloud-Dienst, Zapier speichert Daten laut eigener Angabe in den USA und bietet keine reine EU-Speicherung an.

Quelle: https://hey2.ai/automatisierung-dsgvo-vergleich/ · Stand: 24.10.2026 · Hey2Ai, München

## Das Wichtigste in Kürze

- Self-hosted: Datenort frei wählbar, zum Beispiel ein Server in Deutschland
- Make: Cloud-Dienst, Rechenzentrum EU oder USA, bei der Einrichtung festgelegt
- Zapier: Cloud-Dienst, Daten auf AWS-Servern in den USA
- Bei Zapier ist eine Drittlandübermittlung nach Kapitel V DSGVO zu prüfen
- Für einfache Workflows ohne personenbezogene Daten sind alle drei Wege geeignet
- Hey2Ai betreibt Automatisierungen self-hosted auf Servern in Deutschland

## Die drei Wege auf einen Blick

Stand Oktober 2026, nach Angaben der Anbieter. Prüfe vor einer Entscheidung die aktuellen Vertragsunterlagen.

| Kriterium | Self-hosted | Make | Zapier |
|---|---|---|---|
| Betriebsmodell | Eigener Server oder betreuter Server in Deutschland | Cloud-Dienst | Cloud-Dienst |
| Datenort | Frei wählbar, bei Hey2Ai: Deutschland | EU oder USA, bei Einrichtung der Organisation gewählt, danach nicht änderbar | USA (AWS), keine reine EU-Speicherung |
| Drittlandübermittlung | Entfällt bei Hosting in der EU | Bei EU-Region grundsätzlich nicht, einzelne KI-Funktionen laut Make teils außerhalb der EU | Ja, Grundlage laut Zapier: EU-US Data Privacy Framework |
| Abrechnung | Kosten für Server, Einrichtung und Betrieb | Abo nach Verbrauch von Operationen | Abo nach Anzahl ausgeführter Aufgaben |
| Einstieg | Einrichtung durch Fachleute sinnvoll | Visueller Editor, schneller Einstieg | Sehr einfacher Einstieg, viele fertige Vorlagen |
| Geeignet für | Personenbezogene und sensible Daten, Kanzleien, Makler, Verwaltungen | Workflows mit moderatem Datenschutzbedarf | Einfache Workflows ohne personenbezogene Daten |

## Worauf es bei der Wahl ankommt

### 1. Welche Daten laufen durch den Workflow?

Sobald Kundendaten, Mandantendaten oder Gesundheitsdaten verarbeitet werden, ist der Datenort die wichtigste Frage. Bei einem Dienst mit Speicherort in den USA muss die Übermittlung nach Kapitel V DSGVO abgesichert und dokumentiert werden. Für Berufsgeheimnisträger wie Steuerberater kommen die Anforderungen aus § 203 StGB hinzu.

### 2. Wer betreibt die Plattform?

Make und Zapier übernehmen Betrieb und Updates. Bei einer selbst betriebenen Automatisierung braucht es jemanden, der Server, Updates und Backups verantwortet. Hey2Ai übernimmt das auf Wunsch.

### 3. Wie kommen KI-Schritte hinzu?

Alle drei Wege können Sprachmodelle einbinden. Entscheidend ist, wo das Modell läuft. Bei einer selbst betriebenen Automatisierung lassen sich Modelle frei wählen, auch solche, die in der EU gehostet werden. Mehr dazu auf der Seite [KI-Automatisierung](https://hey2.ai/ki-automatisierung/).

## So entscheidest du in vier Schritten

1. **Daten** (Welche Kategorien?): Liste auf, welche Daten durch den Workflow laufen. Personenbezogene oder vertrauliche Daten sprechen für eine selbst betriebene Lösung.
2. **Ort** (Wo wird verarbeitet?): Prüfe Speicher- und Verarbeitungsort jedes Dienstes, auch der eingebundenen KI-Modelle.
3. **Vertrag** (Auftragsverarbeitung): Schließe mit jedem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
4. **Betrieb** (Wer ist zuständig?): Lege fest, wer Workflows pflegt, Fehler bemerkt und Zugänge verwaltet.

## Fragen zum Vergleich

### Ist Zapier DSGVO-konform?

Zapier speichert Daten laut eigener Datenschutzübersicht auf AWS-Servern in den USA und bietet keine reine EU-Speicherung an. Eine Nutzung ist möglich, wenn die Übermittlung in die USA nach Kapitel V DSGVO abgesichert ist, laut Zapier über das EU-US Data Privacy Framework. Für sensible Daten ist ein Datenort in der EU meist die einfachere Wahl.

### Kann ich Make in der EU hosten?

Make ist ein Cloud-Dienst und lässt sich nicht selbst betreiben. Bei der Einrichtung einer Organisation kann aber ein Rechenzentrum in der EU gewählt werden. Laut Make können einzelne KI-Funktionen trotzdem außerhalb der EU verarbeitet werden.

### Was bedeutet self-hosted Automatisierung?

Die Automatisierungsplattform läuft auf einem Server, dessen Standort das Unternehmen bestimmt, statt beim Anbieter in der Cloud. Damit liegt der Datenort zum Beispiel in Deutschland, und die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer entfällt.

### Was ist günstiger: Make, Zapier oder self-hosted?

Das hängt vom Volumen ab. Make und Zapier rechnen nach Verbrauch ab, was bei vielen Ausführungen teuer werden kann. Eine selbst betriebene Lösung verursacht Kosten für Server, Einrichtung und Betrieb, aber keine Kosten pro Ausführung. Für wenige einfache Workflows sind die Cloud-Dienste oft günstiger im Einstieg.

### Kann ich von Zapier oder Make zu einer self-hosted Lösung wechseln?

Ja. Die Workflows werden in der Regel neu aufgebaut, weil sich die Formate der Plattformen unterscheiden. Hey2Ai nutzt den Wechsel meist, um die Workflows zu dokumentieren und Eigentümer festzulegen, wie in einem [Agent Estate Review](https://hey2.ai/agent-estate-review/).

### Welchen Weg empfiehlt Hey2Ai?

Für Kanzleien, Maklerbüros, Hausverwaltungen und alle Workflows mit personenbezogenen Daten empfiehlt Hey2Ai eine selbst betriebene Automatisierung auf einem Server in Deutschland. Für einfache Workflows ohne personenbezogene Daten kann ein Cloud-Dienst ausreichen.

## Quellen

- [Make Help Center: Organizations (Rechenzentrum und Region)](https://help.make.com/organizations)
- [Make Help Center: AI providers and data zones in Make](https://help.make.com/ai-providers-and-data-zones-in-make)
- [Zapier: Data Privacy Overview](https://zapier.com/legal/data-privacy)
- [Datenschutz-Grundverordnung, Kapitel V und Art. 28, EUR-Lex](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32016R0679)

## Kontakt

Kostenlose KI-Analyse (30 Minuten): https://cal.com/hey2ai-ki-check/termin · E-Mail: info@hey2.ai